Lo que los organizadores de simposios y congresos deberían informar a los ponentes

Cuando uno se plantea elaborar una presentación debe tener en cuenta muchos aspectos: centrarse en un tema concreto y en un mensaje concreto, adecuarse al nivel y al interés de la audiencia, ajustarse al tiempo disponible, empollarse muy bien el tema y hacer diapositivas atractivas. Pero hay un aspecto vital para que una presentación salga cojonuda y que no solemos tener en cuenta para nada: el sitio donde se va ha exponer la presentación, es decir, la sala o auditorio en la que nos exhibiremos ante el público.

No es una minucia secundaria tener en consideración las características físicas del aula y los medios técnicos disponibles. No se puede llevar un postre helado a un picnic si no se contará con un sistema de refrigeración que lo mantenga, ni será factible meter un espectáculo con elefantes en una cafetería de barrio. Hay que ceñirse al ambiente y los medios.

Cuando nos toca hablar en una sala conocida no hay problema, sabemos lo que hay. Pero la mayoría de las veces serán espacios nuevos, salones de hoteles, palacios de congresos y salas de reuniones de las que desconocemos sus características físicas y dispositivos.

Los organizadores deberían darnos la mayor información sobre estos aspectos. Y aun teniendo esta información de antemano es necesario llegar a la sala con suficiente antelación para catar el espacio y probar la proyección. Hay ponentes que llegan justos a la hora y con los dídimos de ponerse a descargar la presentación mientras el público espera.

Tamaño y capacidad de la sala

No es una sala grande, pero la pantallita es una birria y su colocación oblicua hace que parte del público la vea mal y distorsionada (www.despertartamaulipas.com)

La orientación de la charla seguramente cambie según tengamos que hablar para un auditorio grande de 1000 butacas o un aula de 20 personas. La sala grande nos obligará a tener más formalidad y lejanía con el público, mientras la pequeña permite más familiaridad e interactividad.

La relación entre el tamaño de la sala y el de la pantalla de proyección es crucial, pues una pantalla relativamente pequeña para un auditorio grande ocasiona dificultad de lectura de las diapos y desde las últimas filas no se verá nada. Saber esto nos permitirá adecuar el tamaño de la tipografía y de las imágenes.

Ni idea de qué va esta charla, imposible leer nada en un auditorio grande con un proyector puesto analmente sobre la mesa del estrado. (treefoundation.org)

Iluminación

Como había comentado hablando del diseño del fondo de diapositivas, el nivel de luz o de penumbra de la sala determinará la visibilidad de la presentación. En una sala con ventanas mal tapadas el exceso de luz ambiental reduce el detalle de las imágenes y obliga a usar un fondo claro y texto contrastado. Es como cuando se quiere mirar la pantalla del smartphone a pleno sol, ni haciendo sombra se puede leer bien a menos que la pantalla esté al máximo de su potencia de luz.

En cambio, si en un auditorio oscuro y con una pantalla enorme se proyecta un fondo muy blanco, el público quedará deslumbrado, en el mal sentido, al borde de la maculopatía lumínica.

Obstáculos para el público

No es raro que la sala tenga peculiaridades estructurales que dificulten la visibilidad o la audibilidad a parte de los asistentes. Un ejemplo frecuentísimo es el de los salones de planta plana, donde todos los asientos están a la misma altura, de modo que las cabezas de las filas anteriores fastidian a los de atrás. Ante esta circunstancia hay que evitar colocar información relevante en la zona inferior de las diapositivas, pues parte del público se verá privado de ella. Lo mismo ocurre en los auditorios que tienen sobre el estrado una larga (e inútil) mesa presidencial, incluso con sillones altos, incluso con capitostes sentados mientras otro expone. Ello es un significativo obstáculo visual para las primeras filas de la platea, cuando no para todo el público.

sala plana

Si sé que tengo que hablar en una sala así, larga, con el público sentado a nivel, molesta mesa presidencial con flores y un área de proyección relativamente pequeña, usaría una tipografía grande y evitaría llenar el tercio inferior de las diapos. (turismomedico.org)

Obstáculos para el ponente

También el ponente puede tener obstáculos físicos que controlar: escaleras o rampas, cables traicioneros, la obligación o no de presentar desde un atril o poder moverse por el escenario, en cuyo caso hay que cuidar de no atravesarse delante de la proyección o estorbar el eje visual de parte del público.

Resolución del proyector

Asunto de primer orden junto con el tamaño de la pantalla de proyección. Son éstos los parámetros determinantes de la calidad de la imagen presentada al público. El estándar más difundido en proyección es la resolución de 1024 x 768 px, que es el formato XGA con una relación 4:3. Los proyectores SVGA de 800 x 600 px ya están obsoletos y dan una calidad de imagen justita.

La tendencia cada vez más afortunadamente extendida es utilizar el formato widescreen 16:9 o 16:10 (como explicamos en este post) correspondiente a resoluciones de 1280 x 720 px, 1360 × 768 px o 1440 x 900 px, por ejemplo. El que quiera ver muchos números que consulte el artículo de Wikipedia sobre resolución de pantalla. La cosa es tener claro si el proyector estará en 4:3 o panorámico, o si es factible hacer el cambio de proporción, ya que a partir de allí seleccionaremos el formato de las diapositivas.

Otras variedades de proyección son las elegantes e infrecuentes pantallas con retroiluminación o las pantallas de televisión LCD, LED o plasma que se pueden usar para presentaciones en pequeños grupos.

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Desde qué ordenador se presenta

Sinceramente, todo ponente desea presentar desde su propio ordenador, donde sabe que todo va bien, que tiene todos los archivos necesarios y donde la peor sorpresa sería una mala conexión con el proyector. El uso del ordenador propio, aunque deseable, no es práctico cuando se trata de conferencias múltiples y cortas, pues enlentecería la dinámica y se multiplicarían los problemas de conexión, reinicios de ordenador y tal.

Al orador le interesará saber si tendrá delante el ordenador desde el que se presenta, o si estará a expensas del técnico audiovisual, rogando que sea competente, no esté de mala leche ni vaya puesto de porros. Lo mejor es tener la pantalla del PC cerca, para no tener que girarse a ver la proyección y para usar la utilísima “vista de presentador” de PowerPoint.

Ante la perspectiva de usar un ordenador ajeno, el presentador debe cuidarse de llevar su archivo de PowerPoint acompañado de los vídeos (aunque ahora el programa los incrusta), los archivos de tipografía (si son fuentes no predeterminadas) y cualquier otro archivo adicional empleado. Si se ha usado la última versión de PowerPoint no está de más prever una copia en la versión anterior por si es la disponible en el sitio de exposición. La organización del evento debería especificar los sistemas operativos que se emplearán, la posibilidad de usar Mac o PC y las versiones de PowerPoint, Keynote, Acrobat Reader o el programa que sea.

Punteros y paso de diapositivas

Olvidando el puntero tipo antena extensible, un palo largo o el dedo del presentador, básicamente se utiliza un puntero láser o un ratón para señalar sobre la proyección. La organización debería ofrecer ambas posibilidades a los ponentes, o bien disponer de un mando a distancia profesional para presentaciones.

El puntero láser obliga a girar la cara en contra del público y si hay micrófono fijo puede perderse audibilidad; si el fondo es muy claro la gente perderá de vista el puntito rojo y no es raro que se acabe la pila a mitad de sesión.

Yo prefiero el ratón, que me proporciona un manejo preciso del puntero, disimulando el pulso tembloroso por los nervios, da fluidez para pasar las diapositivas y tiene la opción de cambiar el tamaño y color del puntero. El inconveniente es que con frecuencia el atril es tan pequeño que apenas cabe el PC y no hay espacio para maniobrar con ratón. También están los ratones wi-fi que se quedan sin batería en pleno trajín…

En esta sala muy ancha se ha optado correctamente por poner dos pantallas de proyección. Esto funciona mientras el ponente no pretenda usar un puntero láser. (www.waorthodontics.com)

No cuesta nada que el ponente lleve su propio puntero láser o su propio ratón de bolsillo. Pero la mejor recomendación sería, sin dudas, diseñar la presentación para no tener que usar ningún tipo de puntero: presentar la información fluidamente y en pocas dosis, y usar efectos de animación para resaltar texto o para poner flechas que señalen lo que de otra manera se indicaría con un puntero

¿Qué instrucciones deseo recibir de la organización del evento?

Pues quiero saber con suficiente detalle los apartados antes descritos: saber cómo será el espacio físico, su capacidad, distribución de asientos, sitio del orador, si hay mesa presidencial atravesada, tamaño de pantalla, resolución del proyector y proporción de la proyección, sistema informático disponible…

Si hay varias salas para el evento quiero saber en cuál me toca hablar, quiero que la web del congreso muestre fotos de las instalaciones o remita a la web del lugar para conocer más detalles. Y quiero que no me vean como un TOC por pedir esta información, ya que la misma hay que tenerla antes de empezar a plantear la presentación y no encontrársela el día de autos, sin margen para responder. Quiero algo así:

III Simposio Mediterráneo sobre Disposición de Excretas

Barcelona, 12 de enero de 2014.

Instrucciones para los ponentes

El simposio se llevará a cabo en el Auditorio Axa de Barcelona. Las conferencias principales y las sesiones de trabajos libres se realizarán en auditorio principal con aforo para 621 personas (ver el tour virtual), y los talleres demostrativos en la sala Nº1 con capacidad para 160 asistentes (tour virtual). Ambos espacios cuentan con proyector LCD de 5100 lumens, resolución de 1280 x 720 widescreen, HDMI.

Los trabajos libres serán de 10 minutos de duración y las conferencias de 20 minutos. El tiempo será estrictamente controlado, agradecemos ajustarse al mismo.

Las presentaciones se realizarán desde sistema operativo Windows 8. Se admiten archivos PowerPoint 2010 o superior y su versión compatible en Mac. Las diapositivas deberán realizarse en formato panorámico 16:9 o 16:10 para ajustarse a la resolución de pantalla. Téngalo en cuenta también para la resolución de sus vídeos.

Si requiere algún equipamiento especial o desea aclarar dudas técnicas puede ponerse en contacto con nosotros.

Hombre, ¡que no cuesta nada!

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