Hacer presentaciones en la Nube, muy útil y gratuito

Estamos en una época de deslocalización informática, donde cada vez se depende menos del soporte físico de un ordenador, donde se puede trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier terminal gracias a la Computación en la Nube. Las plataformas “en nube” ofrecen diversos servicios: cuentas de correo, contactos y calendarios, almacenar y compartir archivos (como el útil Dropbox), organización de notas, fotos y contenido variado (como el potente Evernote) y hasta lectura de libros o alquiler de películas.

Aquí me referiré a tres aplicaciones ofimáticas que podemos disfrutar en la nube: OneDrive, iCloud y Google Drive. Estas tres plataformas tienen en común la disposición de espacio de almacenamiento gratuito para guardar cualquier tipo de archivo, la posibilidad de compartirlos con otros usuarios y, lo que más me interesa aquí, la capacidad de editar o crear archivos de suite ofimática, es decir, documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones con diapositivas.

Recalco la gratuidad de estas aplicaciones utilizadas desde la nube, aunque también hay planes de pago que mejoran sus características y espacio de almacenamiento. Así que si no tenéis el Microsoft Office instalado ya no hay obligación de apoquinar más de 100 € para tenerlo (o peor aún, el Office 360, que no se compra sino que se alquila), ni hay que recurrir a programas pirateados.

Obviamente las prestaciones de estas aplicaciones ofimáticas online son menores a la de los programas completos que se pueden instalar en un ordenador. En el caso de las presentaciones con diapositivas se reducen mucho las herramientas de animación y transición, así como de retoque de imágenes. Pero la mayoría de estas prestaciones son realmente secundarias a la hora de hacer una presentación; incluso puede que así el usuario no se vea tentado a adornar perniciosamente sus diapos y al final el resultado sea más limpio.

OneDrive y Office Online

La nube de Microsoft se llama OneDrive (antes SkyDrive). Aporta 15 GB de almacenamiento e incluye Office Online, la versión nebulosa de Word, Excel y PowerPoint, con una interfaz muy similar a la del Office 2013. Centrándonos en PowerPoint Online, ésta es una versión reducida pero muy operativa del PowerPoint “de verdad” y totalmente compatible con el mismo. Se pueden crear desde cero archivos nuevos o abrir y editar presentaciones guardadas en la nube.

PowerPoint online, la versión en nube de Microsoft.

PowerPoint Online, la versión en nube de Microsoft. Da la sensación de trabajar en Office, pero los comandos están muy reducidos. Es suficiente para hacer presentaciones sencillas o pequeños retoques en archivos pptx subidos a la nube OneDrive.

Características relevantes:

  • Tipografías: incluye un buen puñado de tipografías estándar del Office, lo cual garantiza que los documentos creados online se verán adecuadamente en cualquier PC. El inconveniente es que si cargamos una presentación con alguna fuente diferente de las disponibles, se sustituirá el tipo de letra con los desafortunados resultados habituales en estos casos.
  • Plantillas: dispone de unas cuantas plantillas de Microsoft, todas en formato widescreen. El gran problema es que no hay opción para modificar el fondo o crearlo desde cero, así como tampoco se puede trabajar en “patrón de diapositiva” para modificar el estilo global. De modo que si se quiere otro diseño de fondo o un formato 4:3 hay que importarlo desde el PowerPoint “de verdad”.
  • También tiene muy reducidos los efectos de animación y transición, pero reproduce los presentes en un archivo importado. Las formas prediseñadas (líneas, figuras geométricas, flechas…) son escasas.
  • Presentación en pantalla completa: al clicar el botón de “ver en pantalla completa” la diapo se abre en el espacio de la ventana del navegador, pero se mantiene el marco del mismo. Así que para verlo realmente a pantalla completa hay que ir al menú de visualización del navegador.
  • Exportación de archivos: únicamente permite exportarlo en formato pptx.

La mayor utilidad del PowerPoint Online es la posibilidad de hacer fácilmente modificaciones de última hora desde cualquier ordenador y sin salir de internet. Las características para hacer presentaciones nuevas son bastante restringidas, aunque suficientes para hacer diapos sencillas y correctas.

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Para los maqueros, incluso sin un Mac a mano: iCloud

La plataforma iCloud es el servicio de nube de Apple al que tiene acceso todo propietario de un Mac, iPad u otro cacharro de esta casa. Justamente su principal restricción es que hay que pagar algún cacharro, aunque sea un iPod mini, para tener derecho a una cuenta de iCloud. Se puede acceder desde cualquier navegador web y también desde un panel diseñado para Windows.

Tiene funciones similares a las descritas en OneDrive, pero en este caso el espacio es de 5GB y las aplicaciones ofimáticas son Pages, Numbers y Keynote. Para el momento de hacer este post las aplicaciones online están aún en versión beta, es decir, aún no es un servicio pulido del todo.

A través de iCloud se accede a la versión online de Keynote

A través de iCloud se accede a la versión online de Keynote. Los archivos se sincronizan perfectamente entre los dispositivos conectados. A pesar de las limitaciones del Keynote en la nube, se puede hacer un trabajo bastante completo.

Observaciones sobre el Keynote online:

  • Su interfaz es muy similar a la del Keynote “de verdad”, pero muy simplificado en sus prestaciones.
  • Las tipografías son las mismas de la versión de escritorio de Keynote.
  • El catálogo de plantillas también es el mismo, pero al igual que el PowerPoint Online, no hay manera de editar el tema, cambiar el fondo o modificar el formato, que por defecto es 4:3.
  • Tiene suficientes efectos de transición, pero no tiene ni reproduce animación de objetos.
  • La presentación en pantalla completa funciona correctamente con un solo clic.
  • Se puede exportar el archivo en su formato nativo o bien en pdf o ppt.

El servicio iCloud permite al maquero modificar o crear archivos (muy sencillos) estando alejado del entorno Mac y hasta rebajándose a utilizar un PC.

Google Drive, un servicio muy muy interesante

Muchos tenemos cuentas de Gmail, pero relativamente pocos sacamos provecho a las aplicaciones incluidas en nuestra cuenta de Google. Una de ellas es Google Drive, una nube gratuita de 15 GB para almacenar y compartir cualquier tipo de archivo, pero que también permite la creación y edición de documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones con diapositivas, empleando un software propio (antes llamado Google Docs) que trabaja en la propia nube sin tener que instalar nada en el disco duro del ordenador.

Sinceramente me parece la mejor opción para trabajar en nube debido a las completas prestaciones de sus aplicaciones ofimáticas y a la relativa buena compatibilidad con Microsoft Office. Osaría decir que alguien que no tenga instalado el Office puede pasar tranquilamente con la suite gratuita de Google Drive.

La aplicación para presentaciones de Google Drive es la más completa de las que funcionan en nube. Su mayor limitación es la necesidad de estar conectado a internet para poder proyectar desde esta aplicación.

La aplicación para presentaciones de Google Drive es la más completa de las que funcionan en nube. Su mayor limitación es la necesidad de estar conectado a internet para poder proyectar desde esta aplicación.

Cosas a tener en cuenta con Presentaciones de Google:

  • La interfaz es cómoda y de gran usabilidad; basta husmear un poco por las pestañas de menús para ubicarse con los comandos.
  • A diferencia de los anteriores, aquí se puede escoger formato 4:3 o panorámico, cambiar el fondo, editar o importar plantillas y trabajar con “Diapositiva maestra”.
  • Opción a un número enorme de tipografías muy interesantes, algunas en común con Microsoft Office, pero la mayoría son propias de Google. La precaución es que si se emplean estas fuentes raras y después se exporta el archivo a PowerPoint, el tipo de letra será sustituido lamentablemente.
  • Tiene un catálogo restringido de animaciones y transiciones.
  • Las opciones de formas y para realizar dibujos son muchísimo mayores que en las otras plataformas comentadas; incluye dibujo de curvas vectoriales y trazados a mano alzada.
  • Presentación perfecta en pantalla completa.
  • Los archivos se pueden descargar en formato pptx, como pdf, como imagen jpg o png y también como gráfico vectorial.

Como se ve es la más completa de las plataformas, pero tiene un inconveniente de peso: la necesidad de contar con conexión a internet para poder presentar desde la misma, cosa no siempre asegurada en los auditorios y menos en simposios y congresos. Claro que eso se puede salvar exportando la presentación en pptx, pero considerando los problemas de tipografías y descuadres que puede haber; o bien guardarla como pdf y hacer la presentación con el Acrobat Reader a pantalla completa, cosa que funciona muy correctamente (ver post).

¿Y los vídeos incrustados?

Todas estas plataformas tienen problemas muy serios para meter y reproducir vídeos en las diapositivas. La mejor vuelve a ser la de Google, pero sólo incrusta archivos desde Youtube, cosa práctica si se trata de meter vídeos ya alojados allí, pero en caso de un vídeo propio hay que tomarse la molestia de subirlo primero a Youtube.

La nube a través de las tabletas

Aunque los tres servicios de nube comentados tienen aplicaciones para tablets que permiten administrar los archivos, no resultan tan adecuadas para editar y crear presentaciones. Quien gana por goleada es el iPad, pues su versión de Keynote es muy funcional (aunque reducida) y su integración con otros dispositivos por iCloud es excelente. En cambio las tabletas Android siguen siendo un maldito zurullo en lo que a ofimática se refiere: no hay aplicaciones decentes (hay muchas, pero patateras) que permitan emular el entorno de Microsoft Office y reproducir fielmente sus archivos. Con Google Drive se puede hacer algo, pero limitadísimo.

La seguridad en la nube

Teóricamente los servicios de nube son muy confiables y cuentan con máxima protección contra hackers y delincuentes informáticos. Espero que así sea. En cualquier caso no parece prudente guardar en la nube esas fotos personales en pelotas, o los documentos bancarios, o de un plan estratégico empresarial de la boina. Pero para guardarse un PowerPoint sobre amebiasis intestinal qué más da.

En resumen, estas herramientas para presentaciones desde nubes pueden resultar útiles para librarnos de apuros muy dignamente, aunque hay que conocer sus limitaciones y familiarizarse con su funcionamiento. Las nubes son un respaldo inestimable para quienes tienen que viajar haciendo conferencias.

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