Trucos para PowerPoint: segmentación de presentaciones

La gran mayoría de las presentaciones técnicas-científicas son de corta duración y se bastan con un archivo de PowerPoint pequeño –y como cada vez más obligan a hacer nanopresentaciones, acabaremos proyectando haikus o quizás emoticonos, y con prisa–.

Pero ¿qué pasa cuando toca dar una larga conferencia, una tesis doctoral o un curso de más de una hora con muchas diapositivas? El resultado puede ser un fichero muy grande donde el autor quizás se extravíe entre tantas diapos a la hora de localizar un punto concreto.

Para manejar estas macro-presentaciones existen varias opciones, como parcelar en secciones las diapositivas dentro del propio archivo o dividir la presentación en varios archivos enlazados.

bannerpresentaciones

Cómo hacer secciones dentro de PowerPoint

Este sencillo truco realmente ayuda mucho a tener organizadas las diapos dentro de la presentación. Las secciones se pueden crear y manipular tanto desde la tira de miniaturas del lado izquierdo de la pantalla como dentro de la vista de clasificador de diapositivas.

Para introducir una sección nueva basta pinchar con el cursor antes de la diapositiva donde se desea iniciar la sección, se pulsa el botón derecho del ratón y se selecciona “Agregar sección” en el menú desplegado.

La sección creada es modificable en varios aspectos: cambiar su nombre, cambiar su posición respecto a otras secciones, colapsarla o expandirla, o bien eliminar la sección con o sin sus diapositivas respectivas.

Cómo organizar una presentación por secciones.

Cómo organizar una presentación por secciones. Arriba vemos en el clasificador de diapositivas todas las diapos que incluye esta presentación científica estándar. Abajo se ha organizado el contenido por secciones, lo que hace más fácil localizar puntos concretos y manipular bloques de diapositivas. (Hacer clic para ver en tamaño grande.)

Por ejemplo, siguiendo la estructura básica de un trabajo científico, podemos crear secciones para contener las transparencias correspondientes a la introducción, los materiales y métodos, los resultados y la discusión, como se muestra en la figura de arriba. Las secciones permiten visualizar mejor las partes que constituyen la presentación y observar sus relaciones de longitud y posición.

Otro uso interesante de las secciones es para separar las partes de la presentación que serán expuestas por diferentes oradores. De esta forma los ponentes (si están bien avenidos o han trabajado en colaboración) usan un único fichero de PowerPoint y se evita la habitual pérdida de tiempo cerrando, buscando y abriendo archivos entre una conferencia y la siguiente.

La herramienta de secciones está disponible tanto en la versión de PC como en la de Mac. No he encontrado una utilidad similar en Keynote. En la siguiente presentación (disponible en SlideShare y Calaméo) se muestra el trabajo con secciones desde el programa PowerPoint.

Cuidado con las presentaciones enormes

En otras ocasiones interesa separar el contenido de una presentación en varios archivos independientes. La principal causa para tomar esta decisión es una duración o un peso de fichero excesivamente elevados.

Hay que considerar que actualmente los vídeos quedan incrustados en la presentación, de modo que los MB de peso del vídeo se suman a los de las diapositivas. Si una presentación contiene numerosos vídeos el peso total del archivo podría llegar a ser espantoso. Hace poco trabajé con una presentación para un curso cuyo archivo superaba holgadamente el GB de peso; el pobre PowerPoint no es capaz de manejar semejante volumen de datos y la consecuencia fue que el fichero petó, quedó irrecuperable y se perdió buena parte del trabajo. Así que cuidadín con los archivos mastodónticos.

Enlazando presentaciones

En estos casos donde una única presentación se apoya en varios archivos de PowerPoint existe la opción de enlazarlos mediante hipervínculos. De este modo se soslaya tener que salir y volver a entrar de la proyección cortando el ritmo de la charla.

Para abrir otra presentación desde una diapositiva proyectada debe insertarse un hipervínculo en algún elemento de dicha diapositiva (un texto o una figura). En el cuadro de diálogo “Insertar hipervínculo” se selecciona el archivo correspondiente y ya. Cuando lleguemos a la diapositiva en cuestión bastará pinchar en el vínculo para que la siguiente diapositiva que aparezca sea la primera del fichero enlazado, sin fisuras en la charla, excepto quizás un breve retraso según la potencia del ordenador.

enlazar

Para enlazar dos presentaciones primero se inserta un hipervínculo en un elemento de la diapositiva (arriba) y después se selecciona elarchivo de destino en el cuadro de diálogo (abajo). De esta manera se pasa de una presentación a otra sin interrumpir la proyección. (Pinchar para ver a mayor tamaño.)

De esta forma se logra secuenciar presentaciones independientes como si fueran secciones de un misma presentación. Se debe tener en cuenta que el archivo desde el que se llama al vínculo sigue abierto en segundo plano mientas corre la presentación vinculada, y cuando se pasa la última diapositiva de ésta al siguiente clic se retorna a la presentación previamente abierta. La apertura simultánea de varios ficheros podría eventualmente colapsar la memoria de trabajo del ordenador.

Con estos trucos podremos organizar las partes de una presentación, tanto si están en un mismo archivo como si son documentos separados. Lo importante es que el público no notará nada de esto y su percepción será la de una presentación uniforme, aunque para el orador sí es un apoyo organizativo relevante.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s