Cómo reducir el tamaño de un archivo de PowerPoint

Y también de Keynote.

Cuando se realiza una presentación con mucho multimedia se puede terminar con un fichero muy pesado que dé problemas de saturación de memoria al correr el programa, en especial si se lee desde una memoria externa, o que tarde mucho para subir y bajar de la nube.

Hay trucos para aligerar los MB del archivo de diapositivas sin mermar su calidad. El mayor peso de un PowerPoint está en las imágenes y en los vídeos, de forma que allí es donde más podremos rascar.

Comprimir imágenes

Siempre comento que deben emplearse fotografías de máxima calidad y en pantalla completa, si es posible, pero a veces la resolución de la imagen excede lo necesario para el fin de la proyección. Esos pixeles sobrantes no aportan mayor calidad sino más peso al archivo.

Otro tanto pasa cuando se ha usado la herramienta Recortar para seleccionar parte de una foto o encuadrarla. PowerPoint mantiene los datos de la figura original para que el usuario pueda reeditarla más adelante. Si no se prevé realizar ningún cambio posterior esos pixeles ocultos aumentan el peso del archivo.

bannerpresentaciones

La herramienta “Comprimir imágenes” resuelve ambas circunstancias. Dicha herramienta está en la pestaña Formato de imagen de PowerPoint. Aquí se ajusta la resolución real de las figuras dentro de la presentación entre 96, 150, 220 y 330 dpi. La resolución normal de pantalla es de 72 dpi, pero los dispositivos de alta resolución (como pantallas retina)  tienen doble densidad de pixeles, por lo que recomiendo escoger 150 dpi. Aquellas fotos que excedan esta resolución serán rebajadas de peso. Hay una casilla para que los cambios se apliquen a todas las fotos de la presentación y otra para eliminar las áreas recortadas.

Con esta prestación he podido reducir, por ejemplo, un fichero de 146 MB a sólo 38 MB, claro que la compresión dependerá de la cantidad y calidad de las imágenes incluidas.

comprimir imagenes en

Menú para comprimir imágenes en PowerPoint de PC. Vemos las opciones para aplicar a una o a todas las imágenes del archivo y descartar las partes recortadas de las fotos, y abajo la elección de la resolución.

comprimir imagenes mac

Menú para comprimir imágenes en PowerPoint de Mac. Tiene las mismas opciones que en Windows pero con distinta apariencia.

El peso de los vídeos

Los vídeos insertados en PowerPoint quedan incrustados dentro del archivo, por lo que el peso de cada vídeo se suma al total de la presentación. Esta es la configuración preestablecida de inserción de vídeos, muy adecuada para que no se nos olvide llevar los archivos de vídeo junto con el .pptx y que no se puedan ver a la hora de la performance.

Pero si el tamaño final del archivo resulta enorme debido a los vídeos es posible modificar la incrustación de los mismos mediante dos posibilidades:

  • No incrustar sino enlazar el vídeo, como ocurría en versiones previas de PowerPoint. Para ello se deben abrir las opciones en la ventana de insertar película: en Mac hay un botón en la esquina inferior izquierda de la ventana que pone Opciones y en Windows un desplegable en la propia tecla de Insertar, y allí se selecciona “Vincular a archivo”. La opción de vincular también está disponible para imágenes, pero ello no tiene demasiada relevancia. Aunque el vídeo no esté incrustado en el .pptx sino solo enlazado, el programa debe cargarlo en el búfer de memoria, de manera que vídeos muy pesados pueden causar lentitud durante la presentación.
enlazarvideowindows

Pestaña para enlazar un vídeo en lugar de incrustarlo en el archivo PowerPoint, versión de Windows.

enlazarmediamac

En PowerPoint de Mac hay que marcar la tecla de Opciones antes de insertar el vídeo (parte superior de la figura) y marcar la casilla de “Vincular a archivo”. Lo mismo puede hacerse con las fotos (parte inferior de la figura) si no deseamos incrustarlas sino enlazarlas al PowerPoint.

  • Reproducir los vídeos fuera del PowerPoint mediante un reproductor cualquiera: Windows Media, QuickTime, Real Player, VLC, etc. Para ello lo más práctico es insertar un hipervínculo en algún elemento de la diapositiva (un texto o figura, por ejemplo) que al pulsar con el cursor abra el reproductor y comience a correr la película. Una vez finalizada la reproducción cerramos el reproductor y de inmediato volvemos a la proyección de PowerPoint. Este truco de tener un vínculo para reproducción externa siempre va bien tenerlo, aunque los vídeos estén incrustados, pues si hay algún fallo en la proyección podemos recurrir rápidamente a la reproducción externa sin tener que salir de PowerPoint y ponerse a buscar el vídeo en alguna carpeta del ordenador. También es útil cuando el recurso multimedia está en internet.
vincularvideo

Para reproducir un vídeo fuera de PowerPoint, sea de un archivo de vídeo o de una fuente web, se coloca un hipervínculo en la diapositiva. Al clicar en él se abre el recurso externo.

Para los usuarios de Keynote

En Keynote hay una opción para optimizar de un plumazo fotos y vídeos de manera que ocupen menos espacio: en la pestaña Archivo > Avanzado > Reducir tamaño de archivo. Es una herramienta práctica pero que no deja escoger resoluciones ni qué imágenes optimizar. Si ya los multimedia tienen la calidad que Keynote considera adecuada nos saldrá un aviso de que no es posible reducir el tamaño de la presentación. En el mismo menú hay un comando para adecuar los vídeos para su reproducción en iOS. Keynote incrusta los vídeos en el archivo .key y no he visto ninguna opción para enlazarlos en vez de incrustarlos.

reducir archivo keynote

En Keynote hay la posibilidad de ajustar automáticamente la calidad de imágenes y vídeos a su menor resolución óptima mediante el comando “Reducir tamaño de vídeo” en el menú Archivo.

A fin de cuentas, estos trucos no son necesarios en la inmensa mayoría de las presentaciones, pero conviene saberlos para esos casos donde las fotos de gran calidad abundan.

 

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