Stop diapomierder: ¡el libro definitivo!

Amigos, ya está disponible mi ebook “Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina, ¡por fin!

En este manual quiero compartir principios y trucos para salir airoso de las conferencias y dejar buen recuerdo en los oyentes. Trucos obtenidos en casi dos décadas de constante paso por aulas y auditorios, de simposios y congresos, muchas veces como ponente y, más importante aún, como espectador. Principios aprendidos de los tratados de oratoria, de comunicación en público, de los grandes divulgadores científicos, de psicología del aprendizaje y diseño gráfico.

bannerpresentaciones

No sé en qué momento de la formación educativa se supone que debemos aprender a hablar en público y estructurar discursos. Normalmente no es algo que se enseñe, desde luego no en la carrera de Medicina del común de universidades. Aprendemos repitiendo lo que hacen los demás, con los mismos vicios, carencias y estilo. Ya nos parece normal el festival de tostones que nos llueven en los congresos.

Para rematar las carencias de formación retórica vino PowerPoint a joder cualquier atisbo de retórica visual que pudiera salvar el asunto. La rígida diagramación de las diapositivas con plantillas pedorras y abuso extraordinario de las listas de ítems favoreció la proyección inclemente de largos textos, apretadas parrafadas y diseños visuales no menos que feos. Nunca está nada tan malo que no pueda empeorar, así que apareció Prezi…

Pero siempre hay buenos oradores de los que aprender; profesores o compañeros que te aconsejan y te impulsan a mejorar el modo de hacer las charlas. Me gustaría ser, con este libro, quien dé pie a muchos colegas a cambiar el modo de afrontar las presentaciones, a repensarse los vicios consuetudinarios que lastran las diapositivas y el provecho didáctico.

público diapomierder

Así sufre el público cuando tiene que soportar diapomierders una tras otra a lo largo de un simposio. La gente no merece pasarlo mal sino aprender.

El manual contiene gran cantidad de ejemplos de diapositivas buenas y malas, muchísimas ilustraciones y vínculos para recursos web de gran utilidad. Dividí el libro en cuatro partes: I. Cómo estructurar una presentación; II. Elementos de diseño gráfico para presentaciones; III. La puesta en escena; IV. Contenidos adicionales.

Intenté escribirlo es un estilo próximo y desenfadado, e incluir ejemplos que reflejen cosas que a todos nos han pasado en el oficio, incluyendo desbarajustes técnicos con los equipos, el miedo escénico y la omnipresente ley de Murphy que siempre ronda estos eventos. Obviamente no es una biblia del conferenciante, sino un manual para arrancar con buen pie.

Está hecho pensando en el mundillo científico-médico en el que trabajo, asumiendo muchas particularidades que lo distinguen del mundo empresarial, para el que están escritos la mayoría de los textos sobre presentaciones efectivas. Sin embargo, también será útil este manual para profesionales de áreas académicas no científicas.

Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina está publicado por la editorial científica Kekulé, de la que formo parte y cuyo nacimiento comenté hace unos meses en este blog. De momento se vende para Apple, pues el formato epub3 interactivo funciona a las mil maravillas en su lector iBooks. En otras plataformas hemos tenido problemas técnicos, pero esperamos próximamente tener el libro disponible para Android y Windows.

Para un poco más de información, consultar este artículo en el blog de Kekulé Editorial.

Siguiendo con la cruzada contra las diapomierders, en un futuro cercano comenzaré a impartir cursos teórico-prácticos sobre presentaciones, abiertos a particulares, centros médicos, instituciones científicas o empresas del sector que estén interesados. Iré notificando al respecto.

Venga, amiguitos, a hacerse con el libro y a sacarle provecho.

stop_diapomierder

Trucos para PowerPoint: complementos de Office

Las aplicaciones de la suite Microsoft Office tienen la posibilidad de añadir complementos (add-ins o plugins) desarrollados por terceros para cumplir funciones específicas o aumentar algunas capacidades de los programas originales.

Los complementos se manejan desde la pestaña “Insertar” del programa de Office, en la que aparecen los iconos “Mis complementos” y “Tienda”, donde se muestran y descargan los add-ins disponibles. Hay complementos genéricos para cualquier aplicación del Office, mientras que otros son específicos; así, para Word abundan las herramientas de traducción, diccionario o consultas web, para Excel las herramientas de cálculo y para PowerPoint los complementos gráficos y de interactividad.

Cómo conseguir los complementos

El modo más directo es dentro de la propia aplicación, como ya indicamos, a través del icono de “Tienda” de la pestaña “Insertar”, que abre una ventana con el catálogo de complementos. Lo mismo puede hacerse desde la web de la Tienda Office. La mayoría de estos complementos son gratuitos, pero otros son de pago o tienen versiones premium previa cuota. En la página de soporte de Office también ofrecen ayuda sobre la descarga y gestión de los complementos.

tienda complementos office

Interfaz de la Tienda de Complementos de Office dentro de PowerPoint, en la pestaña del menú “Insertar”. En “Mis complementos” se administran los add-ins descargados.

Otros plugins se pueden localizar directamente en las webs de sus desarrolladores e instalarse dentro de Office, gratiñán o paganini. En estos casos hay que tener las precauciones propias de cualquier descarga de software en cuanto a virus y malware.

Ejemplos de complementos para PowerPoint

Aquí solamente quiero mostrar algunos complementos para dar idea del tema; los complementos van cambiando, aparecen y desaparecen con el tiempo, además de funcionar mejor o peor según la versión de Office y el sistema operativo empleado.

Quizás los más útiles sean los add-ins que permiten incrustar marcos con contenido HTML5 o scripts para integrar con contenido online.

Visor Web es un complemento propio de Microsoft para colocar una ventana de navegación donde se muestra una página web completamente funcional.

Visor Web

Visor Web, complemento que permite ver páginas web y navegar por ellas desde una presentación.

Web Video Player permite incrustar videos desde YouTube o Vimeo para reproducirlos en una presentación sin necesidad de tenerlos dentro de la misma; eso sí, es obligado tener acceso a internet durante la presentación.

Web Video Player

El complemento Web Video Player sirve para proyectar un video de YouTube o Vimeo directamente desde internet sin salir de la presentación.

Hay diversas aplicaciones para hacer encuestas o votaciones durante una presentación, algunas pensadas para usuario único (por ejemplo como autoevaluación en una presentación interactiva de uso privado), otras para que vote un auditorio en tiempo real. Entre las primeras están los cuestionarios de MS Office, y entre las segundas los add-ins de Poll Everywhere, Live Survey o Ficus.io.

complemento de Poll Everywhere

El complemento de Poll Everywhere para PowerPoint sirve para realizar votaciones sobre preguntas planteadas al público, quien vota a través de sus móviles, por mensaje o por navegador.

Finalmente comento herramientas para introducir elementos gráficos, sean símbolos y caracteres especiales, fotografías (Shutterstock, Pexels, Pickit, con las limitaciones típicas de estos bancos de imágenes) o gráficos y mapas.

bannerpresentaciones

Problemas con los complementos

Los inconvenientes son los esperables en el universo Microsoft: incompatibilidad según sistema operativo y versión del Office, fallos de funcionamiento en algún caso, abundancia de complementos mierders como bibliotecas de emoticonos y clip-art

Alguna aplicación, aun siendo gratuita, cobra por bajar contenido o por ampliar capacidades. Otras necesitan tener cuenta de usuario en la web del desarrollador.

Pues eso, de vez en cuando vale la pena echar un ojo por la tienda de complementos a ver si hay algo de utilidad para nuestras presentaciones.

“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

El gotero y la brocha: herramientas para formatear presentaciones

Un principio básico del diseño gráfico es el de repetición: debe haber una base uniforme de gama de colores, tipografías y otros elementos gráficos que den coherencia a la composición diseñada. En el caso de las presentaciones con diapositivas esto se refiere a usar un fondo común para las diapos, un estilo tipográfico constante a lo largo de la presentación y un trato similar para las imágenes o gráficos que se inserten. Esta uniformidad de base facilita destacar un elemento que interese cambiando su tamaño, color, alineación o tipo de letra.

Las plantillas de PowerPoint y Keynote facilitan la uniformidad gráfica de la presentación, pero fiar todo a la plantilla tiene sus problemas. Hay otras herramientas en estos programas que permiten dar formato a elementos gráficos con mucha facilidad, como el botón de gotero para copiar colores y el botón de la brocha para copiar toda la apariencia.

Seleccionar colores con el cuentagotas

En PowerPoint es una herramienta nueva, pero los usuarios de Keynote ya la disfrutaban de hace tiempo. El cuentagotas está presente en los programas profesionales de diseño gráfico y fotografía, pero ya sabemos que Microsoft siempre va una o dos décadas detrás en tales prestaciones.

La utilidad del gotero en los softwares de presentaciones es permitir la selección precisa de un determinado color presente en un elemento para aplicarlo a otro o para guardarlo en las muestras de color.

cuentagotas_pptx

La herramienta cuentagotas está en el desplegable de opciones de color dentro de “Relleno de forma”, “Contorno de forma” y “Color de texto” en PowerPoint 2016 para Windows (izquierda). En PowerPoint de Mac (derecha) el gotero está en la ventanas de “Colores”.

En PowerPoint 2016 para Windows (en versiones anteriores no existe) encontramos el cuentagotas al abrir los menús de color de relleno, color de contorno o color de texto. Con el objeto a colorear seleccionado se hace clic en el cuentagotas y se observa que el cursor cambia de flecha a gotero, después se hace clic sobre un área que tenga el color deseado y el objeto seleccionado tomará dicho tono.

En PowerPoint 2016 para Mac el proceso es menos directo, pues el cuentagotas no aparece en el menú desplegable de color de relleno, trazo o texto, sino se debe entrar en la opción “Más colores” que abre la ventana donde se administran las gamas y modos de color. Allí está encontraremos la herramienta cuentagotas.

cuentagotas powerpoint

Cómo usar el cuentagotas para seleccionar varios colores a partir de una imagen.

Además de copiar y pegar colores entre objetos de la diapositiva, el gotero puede usarse para crear conjuntos cromáticos a partir de fotografías u otras imágenes. Por ejemplo, si necesitamos que los colores de la presentación sigan la gama corporativa de una marca o logotipo, basta pegar el logotipo en la diapositiva y proceder a copiar sus distintos tonos con el cuentagotas. O usar la foto de un paisaje o ambiente que nos guste para inspirar el patrón de colores de nuestra presentación.

bannerpresentaciones

La brochita que nadie usa  

borcha_office Se trata de una herramienta extremadamente útil y ahorradora de tiempo y de clics, pero curiosamente muchos usuarios no tienen presente su existencia. La brocha se ubica junto a los botones de copiar, pegar y cortar en la barra de herramientas. Su función es copiar todas las características de formato de un elemento seleccionado para aplicarlo a continuación en otro objeto. Es una herramienta clásica que lleva tiempo en Microsoft Office.

Por ejemplo, tenemos un rectángulo al que hemos dado un color o textura de fondo, un contorno de color y grosor determinado, y que contiene un texto con cierta fuente y color. Ahora insertamos un círculo que viene con el formato predeterminado de la plantilla pero que deseamos igualar a la figura anterior. Basta seleccionar el primer rectángulo, clicar en la brocha y después pinchar sobre el círculo, el cual hereda todas las características de formato de forma y texto. La brocha también contagia el formato incluso en palabras sueltas dentro de un texto.

brocha ppt

Explicación del uso de la herramienta brocha para copiar y pegar el formato de un elemento gráfico.

La maniobra anterior solamente permite copiar y pegar formato una sola vez, pero si nos interesa copiar el mismo formato en varios elementos, incluso en varias diapositivas a lo largo de la presentación, basta con hacer doble clic sobre el botón de la brocha y después ir pinchando sobre todos aquellos objetos a los que se desee dar el formato. Esto ahorra mucho tiempo de trabajo y evade el cepo del aspecto por defecto de la plantilla de PowerPoint. La brocha también está disponible en Word y Excel.

brocha_ppt2

Haciendo doble clic en icono de la brocha se mantiene el formato cargado para pegarlo múltiples veces.

Una sola herramienta en Keynote

cuentagotas_keynote

Cuentagotas de Keynote: el de la izquierda copia el formato y el de la derecha lo pega en el elemento seleccionado.

Mientras en Office hay herramientas separadas de copia de formatos, en Keynote solamente hay un cuentagotas, pero utilísimo. En realidad son dos cuentagotas que están en la barra de herramientas, una para cargar el formato que se desea copiar y otro para aplicar dicho formato todas las veces que se quiera a lo largo de la presentación, ya que la herramienta almacena las características de formato cargadas y las mantiene disponibles en tanto no seleccione otro formato para copiar.

El gotero puramente cromático está dentro de la ventana de opciones de color y funciona del mismo modo que en PowerPoint para Mac.

Las plantillas de estos programas de presentaciones son, en general, rígidas y con más ruido gráfico de lo necesario. Por ello conviene personalizar el diseño para hacerlo más adecuado al tipo de presentación. Me parece mucho mejor formatear manualmente y después replicar los formatos con la herramienta de brocha/cuentagotas en vez de usar chuminadas tipo Word Art o Smart Art.

Ceterum censeo “Podemus” esse delenda

La Relatividad, el Tiempo y las presentaciones

Justo ahora celebramos un siglo de aquel noviembre de 1915 cuando Albert Einstein hizo pública su teoría de la relatividad general en Berlín. Diez años antes había soltado su rompedora teoría de la relatividad especial, donde planteaba la dilatación o contracción del tiempo en relación con la velocidad de desplazamiento y la posición del observador. En la relatividad general añadió el efecto de la gravedad y la deformación del espacio-tiempo. En definitiva, el tiempo no es un flujo constante, sino que su paso es variable de acuerdo con las condiciones de observación.

Las teorías de Einstein son una de las cúspides intelectuales de la genialidad humana. Es una de esas cosas que pocos entienden pero todos mencionamos para hecernos los interesantes. A los de a pie nos suena irreal eso de que el tiempo pueda ir más rápido o más lento pues la experiencia cotidiana nos indica lo contrario: los relojes deben ir todos al mismo paso.

Y sin embargo, cuando se trata de cuantificar subjetivamente el tiempo somos bastante desastre. “Llego en cinco minutos”, “en un segundo estoy contigo”, “la reforma del baño estará en una semana”… ¡Mentiras! Porque no llega en 5 sino en 30 minutos, te deja esperando un buen rato mientras manda unos whatsapps y el puto paleta te tiene sin baño dos meses.

Esta incapacidad universal para ajustar las actividades a períodos de tiempo determinados es una de las peores y más frecuentes rémoras cuando se planifican presentaciones y se organizan congresos científicos.

No cabe más de lo que puede caber

Hay que considerar el tiempo como un recipiente. Si te asignan 15 minutos para hacer una conferencia es imposible incluir más material que el que cabe en ese tiempo. ¿Quieres meter un litro de agua en una taza? A ver quién es el genio que puede hacerlo; pues lo mismo con las presentaciones. Pretender incluir más de lo que cabe lleva a dos perniciosas circunstancias: hablar atropelladamente rápido y desbordar el tiempo inmisericordemente.

jarratiempo

En la duración asignada para una presentación sólo cabe un contenido limitado. El orador debe ajustar el contenido para no sobrepasar el tiempo previsto, o mejor aún, para ocupar un 80-85% del mismo.

Respete a los demás ponentes

Cuando participamos en un simposio no somos los únicos invitados, uno no es la única estrella o vedette que subirá al escenario. Por tanto, acaparar más tiempo del asignado es una gravísima falta de respeto a los demás oradores, a los organizadores y a los asistentes.

¿Piensas que lo tuyo es más importante que los temas de los demás? ¿Consideras que ya que dedicas docenas de horas a preparar tu charla tienes el derecho de perorar hasta que quieras? ¿Dices que ya que te hacen tomar un avión y cerrar tu consulta –perdiendo dinero– nadie puede cortarte tu conferencia? ¿Te sientes agraviado si te hacen señas para finalizar? Pues en todos estos casos el problema es exclusivamente tuyo, mal orador, no de los demás.

bannerpresentaciones

El tiempo se suma por aritmética simple

Supongamos un evento con tres conferencias de igual tiempo asignado A, B y C, cuya duración total es de 30 minutos. El ponente A tenía 10 minutos pero habla durante 15, bueno no pasa nada, solo fueron 5 minutitos… ¡mentira! El ponente A se ha tomado 50% más del tiempo asignado, ¡abusador! Ya tenemos (A+5) + B + C = 30. El ponente B habla en 12 minutos (y porque le llamaron la atención para que cortara), con lo que alargó un 20% más del tiempo esperado. Ahora (A+5) + (B+2) + C = 30. Los dos primeros ponentes han consumido 7 minutos de los 10 que teóricamente tiene el ponente C. ¿Debe el ponente C reducirse a dar su charla en sólo 3 minutos? ¿Hablar sus 10 minutos programados alargando el programa? ¿O ya que hay despiporre hablar lo que le venga en gana, de perdidos al río?

Cada minuto que se prolongue una charla se paga más adelante. Los retrasos se van sumando. El resultado es que se quita tiempo a otras partes del evento o al sacrosanto café y que al final nunca los congresos acaban a su hora.

Calcule un 80% del tiempo asignado

Para evitar ser de los pelmazos que no respetan el tiempo se recomienda planificar la presentación para que ocupe no más del 80-85% del tiempo. Así, una conferencia de 30 minutos debería hacerse en 25, una de 15 minutos ajustarse a 12 y una de 10 en 8 minutos. Esos minutos extra son un colchón por si hay interrupciones, fallos técnicos o retraso de otros ponentes menos considerados.

El ensayo reiterado de la charla es otra herramienta imprescindible para controlar el tiempo de exposición.

Versión 2

Las excelentísimas doctoras Marta Calatayud y Estrella Fernández, poniendo cara de circunstancia mientras un ponente se columpiaba durante el pasado Simposio Oculosurf. Por cierto, un simposio bastante ajustado al tiempo, excepto un par de sobresaltos.

Recomendaciones para los organizadores de eventos

Parece mentira, pero salimos satisfechos de un simposio si éste apenas se ha alargado media hora de lo programado. Es raro que un evento vaya a su hora precisa y en cambio es común que la cosa se prolongue una hora o más, a pesar del público hastiado que va abandonando la sala.

Me permito aportar algunas observaciones para quienes se animen a organizar eventos científicos:

  • Evitar la proliferación de microcharlas: un error frecuente cuando se organiza un evento es querer abarcar todos los temas e invitar a todo el mundo, con lo que se obtiene un programa muy largo y plagado de minipresentaciones de 5 o 10 minutos. Mientras más ponentes haya y más cortas sean las conferencias es más factible que se descontrole el tiempo del evento. Planee un programa realizable, no un menú degustación de ElBulli.
  • El colchón del tiempo de discusión: un truco para amortiguar los desequilibrios temporales es contar con suficiente tiempo para preguntas y discusión al final de los bloques de conferencias. Los contenidos de la discusión son muy elásticos y pueden adaptarse a lo que quede de tiempo tras retrasos, incidencias y ponentes pelmazos sin sacrificar las siguientes partes del evento.
  • Advertir claramente a los ponentes: es imprescindible que el organizador especifique claramente y con antelación la duración de la conferencia asignada al ponente, así como recordarle que se será implacable con el control temporal. En serio.
  • No tener miedo de cortar: a los encargados de las mesas les suele resultar incomodísimo llamar la atención a un ponente que se desborda de tiempo. Se le deja seguir a ver si con suerte no se alarga mucho. Pues no, el ponente sabe de antemano cuánto tiempo tiene y si se prolonga es su culpa, así que no debe haber clemencia con el infractor. Ponerle un cronómetro visible para que siga su propio tiempo, darle preaviso cuando falte 5, 2 o un minuto, y finalmente conminarlo a que finalice su perorata. Encender las luces, apagar el micrófono o el proyector, abrir una trampilla en el suelo o usar un rayo desintegrador, lo que haga falta.
  • La figura del “regidor”: en el mundo de la televisión y el teatro existe la figura del regidor, encargado de dar entrada y salida a los personajes y bloques de contenido, controlar los tiempos, pausas, etc. El regidor basa su actuación en una escaleta, suerte de guion o cronograma donde se especifica el tiempo de inicio y finalización de cada segmento. En los simposios debería existir esta figura y ser el encargado de cuidar el preciso cumplimiento temporal y coordinar la secuencia fluida de conferencias. Sobre regidores y escaletas haré un post en el futuro.

No solo pasa en congresos

Podría ser que quienes peor calculemos el tiempo (aparte de los albañiles y contratistas de obra) seamos los médicos. Los retrasos y las demoras son hecho cotidiano en las consultas médicas y los quirófanos. La presión asistencial obliga a que se programen más pacientes de lo que la aritmética permite incluir en el horario. Si necesito 15 minutos por paciente (ya que para eso soy ultraespecialista y veo cosas complejas) y tengo 5 horas de consulta, ¿cuánto es el máximo de pacientes que caben? ¡Sí, 20 personas a lo sumo! Entonces ¿por qué acabo con un listado de 32 pacientes? Eso no les cabe en la cabezota a los encargados de programación. En el hospital donde hice el MIR los listados fácilmente pasaban de 60 y podía haber varias personas citadas a la misma hora. ¡Genios de la gestión sanitaria!

En los quirófanos de las clínicas se da un fenómeno similar, según el cual se subestiman los tiempos quirúrgicos y el cirujano programa más de lo que cabe, con lo que invade el horario del siguiente cirujano (que suelo ser yo, joder) haciendo que comience media hora o una hora más tarde y se le vaya a la porra todo el horario del día al pobre inocente.

Aunque el tiempo pueda dilatarse y contraerse según la teoría relativista eso no ocurre cuando estamos a una aceleración gravitatoria constante e igual para todos y unas velocidades muy pero que muy inferiores a la de la luz. Así que en un simposio, una conferencia, una consulta o un quirófano solo cabe lo que cabe, poner más es desbordar y joder al que viene detrás.

Barcelona Retina Meeting, próximo simposio en el Hospital Sant Pau

logo barcelona retina meeting

Captura de la web del Barcelona Retina Meeting 2015. El diseño es original de Ilustración Médica y está inspirado en el estilo art nouveau del Recinto Modernista del Hospital Sant Pau. Los elementos de la “vidriera” son los principales tipos de células retinianas.

La sección de Retina del Hospital Sant Pau de Barcelona organiza un evento de actualización en patología retiniana, programado para el próximo 6 de noviembre de 2015. El Barcelona Retina Meeting 2015 se realizará en el Recinto Modernista del antiguo hospital, joya arquitectónica proyectada por Domènech i Montaner a principios del s.XX y cuya sola visita ya justifica acercarse al Hospital Sant Pau.

El simposio está organizado por una peñita cojonuda integrada por los doctores Jaume Crespí, Jesús Díaz Cascajosa y José Ignacio Vela, retinólogos de dicho centro, y por el jefe de Servicio Dr. José Buil.

La filosofía del evento se basa en enfatizar aspectos realmente prácticos para el oficio diario, las perlas que siempre va bien aprender, la traslación a la práctica diaria de los grandes ensayos multicéntricos. También se hará discusión interactiva de casos con los asistentes. El programa está dividido en cuatro bloques:

  • Retina médica: edema macular diabético, DMAE, oclusión de vena central, coroidopatía serosa central y distrofias relacionadas con el gen ABCA4.
  • Herramientas de diagnóstico: imagen de coroides, imagen de campo amplio, OCT intraoperatoria, y novedades en tumores intraoculares y tracción vitreorretiniana.
  • Cirugía retiniana: cirugía 27G, tinciones intraoperatorias y técnicas para cirugía de retinopatía diabética, foveosquisis, agujero macular y desprendimiento retiniano pediátrico.
  • Debates: en este segmento se enfrentan ponentes por pares para defender su punto de vista respecto al uso o no de cerclaje en el desprendimiento de retina, el pelado de la limitante interna o la indicación de vitrectomía en miodesopsias.

El evento finalizará con una conferencia sobre proliferación vitreorretiniana a cargo del Dr. Borja Corcóstegui. Hay ponentes invitados de Madrid, Zaragoza, Córdoba, Lérida y, por supuesto, de Barcelona. Los detalles sobre el contenido y los conferenciantes se pueden consultar en la web.

La matrícula es gratuita, gracias a la colaboración de las empresas patrocinantes, especialmente Angelini, Alcon y Bayer. Para inscribirse basta llenar un formulario elemental en la web del evento o bien hablarlo con los delegados de los sponsor. La matrícula lleva tiempo abierta y van escaseando las plazas, así que quien esté interesado vaya ahora mismo a apuntarse, que después será tarde.

Conjunto histórico del Hospital Sant Pau. (Foto del flickr de Pep Torres)

vidriera modernista

Vidrieras modernistas del Hospital Sant Pau. (Foto del flickr de Oriol Gascón)

Ilustración Médica colabora con el diseño gráfico y web del evento, al igual que con simposio Oculosurf antes reseñado en este blog, y con el Curso de Cirugía Oculoplástica del Hospital 12 de Octubre.

Para el logo del Barcelona Retina Meeting me basé en las vidrieras estilos art nouveau tan características de este precioso complejo modernista. Los elementos de este vitral retiniano son las células principales de la retina: fotorreceptores, células bipolares y ganglionares. A muchos colegas les ha resultado un diseño novedoso e interesante, cosa que agradezco oir.

Podéis estar al día sobre el meeting a través desus cuenteas de Twitter, Facebook y Linkedin. Y lo dicho, inscribiros de una vez, que siempre dejáis todo para última hora y después solo queda el gemir y el crujir de dientes.

Trucos para PowerPoint: segmentación de presentaciones

La gran mayoría de las presentaciones técnicas-científicas son de corta duración y se bastan con un archivo de PowerPoint pequeño –y como cada vez más obligan a hacer nanopresentaciones, acabaremos proyectando haikus o quizás emoticonos, y con prisa–.

Pero ¿qué pasa cuando toca dar una larga conferencia, una tesis doctoral o un curso de más de una hora con muchas diapositivas? El resultado puede ser un fichero muy grande donde el autor quizás se extravíe entre tantas diapos a la hora de localizar un punto concreto.

Para manejar estas macro-presentaciones existen varias opciones, como parcelar en secciones las diapositivas dentro del propio archivo o dividir la presentación en varios archivos enlazados.

bannerpresentaciones

Cómo hacer secciones dentro de PowerPoint

Este sencillo truco realmente ayuda mucho a tener organizadas las diapos dentro de la presentación. Las secciones se pueden crear y manipular tanto desde la tira de miniaturas del lado izquierdo de la pantalla como dentro de la vista de clasificador de diapositivas.

Para introducir una sección nueva basta pinchar con el cursor antes de la diapositiva donde se desea iniciar la sección, se pulsa el botón derecho del ratón y se selecciona “Agregar sección” en el menú desplegado.

La sección creada es modificable en varios aspectos: cambiar su nombre, cambiar su posición respecto a otras secciones, colapsarla o expandirla, o bien eliminar la sección con o sin sus diapositivas respectivas.

Cómo organizar una presentación por secciones.

Cómo organizar una presentación por secciones. Arriba vemos en el clasificador de diapositivas todas las diapos que incluye esta presentación científica estándar. Abajo se ha organizado el contenido por secciones, lo que hace más fácil localizar puntos concretos y manipular bloques de diapositivas. (Hacer clic para ver en tamaño grande.)

Por ejemplo, siguiendo la estructura básica de un trabajo científico, podemos crear secciones para contener las transparencias correspondientes a la introducción, los materiales y métodos, los resultados y la discusión, como se muestra en la figura de arriba. Las secciones permiten visualizar mejor las partes que constituyen la presentación y observar sus relaciones de longitud y posición.

Otro uso interesante de las secciones es para separar las partes de la presentación que serán expuestas por diferentes oradores. De esta forma los ponentes (si están bien avenidos o han trabajado en colaboración) usan un único fichero de PowerPoint y se evita la habitual pérdida de tiempo cerrando, buscando y abriendo archivos entre una conferencia y la siguiente.

La herramienta de secciones está disponible tanto en la versión de PC como en la de Mac. No he encontrado una utilidad similar en Keynote. En la siguiente presentación (disponible en SlideShare y Calaméo) se muestra el trabajo con secciones desde el programa PowerPoint.

Cuidado con las presentaciones enormes

En otras ocasiones interesa separar el contenido de una presentación en varios archivos independientes. La principal causa para tomar esta decisión es una duración o un peso de fichero excesivamente elevados.

Hay que considerar que actualmente los vídeos quedan incrustados en la presentación, de modo que los MB de peso del vídeo se suman a los de las diapositivas. Si una presentación contiene numerosos vídeos el peso total del archivo podría llegar a ser espantoso. Hace poco trabajé con una presentación para un curso cuyo archivo superaba holgadamente el GB de peso; el pobre PowerPoint no es capaz de manejar semejante volumen de datos y la consecuencia fue que el fichero petó, quedó irrecuperable y se perdió buena parte del trabajo. Así que cuidadín con los archivos mastodónticos.

Enlazando presentaciones

En estos casos donde una única presentación se apoya en varios archivos de PowerPoint existe la opción de enlazarlos mediante hipervínculos. De este modo se soslaya tener que salir y volver a entrar de la proyección cortando el ritmo de la charla.

Para abrir otra presentación desde una diapositiva proyectada debe insertarse un hipervínculo en algún elemento de dicha diapositiva (un texto o una figura). En el cuadro de diálogo “Insertar hipervínculo” se selecciona el archivo correspondiente y ya. Cuando lleguemos a la diapositiva en cuestión bastará pinchar en el vínculo para que la siguiente diapositiva que aparezca sea la primera del fichero enlazado, sin fisuras en la charla, excepto quizás un breve retraso según la potencia del ordenador.

enlazar

Para enlazar dos presentaciones primero se inserta un hipervínculo en un elemento de la diapositiva (arriba) y después se selecciona elarchivo de destino en el cuadro de diálogo (abajo). De esta manera se pasa de una presentación a otra sin interrumpir la proyección. (Pinchar para ver a mayor tamaño.)

De esta forma se logra secuenciar presentaciones independientes como si fueran secciones de un misma presentación. Se debe tener en cuenta que el archivo desde el que se llama al vínculo sigue abierto en segundo plano mientas corre la presentación vinculada, y cuando se pasa la última diapositiva de ésta al siguiente clic se retorna a la presentación previamente abierta. La apertura simultánea de varios ficheros podría eventualmente colapsar la memoria de trabajo del ordenador.

Con estos trucos podremos organizar las partes de una presentación, tanto si están en un mismo archivo como si son documentos separados. Lo importante es que el público no notará nada de esto y su percepción será la de una presentación uniforme, aunque para el orador sí es un apoyo organizativo relevante.

Jodiendas del programa PowerPoint

Hay cosas del software PowerPoint que me parecen imperdonables. En este blog suelo dar consejos para utilizar adecuadamente este programa, sin duda muy potente y útil pero que se queda corto en cosas elementales, en especial si se compara con programas profesionales de diseño gráfico o diseño web.

Los puntos que comentaré a continuación son críticas al software de Microsoft, cosas que de solventarse mejorarían infinitamente la experiencia de usuario y que agradeceríamos quienes tenemos que hacer presentaciones con frecuencia.

Primera jodienda: ¿hasta cuándo la limitación de tipografías?

Bien es sabido que si se usa una fuente “atípica” dentro de una presentación dicha fuente será sustituida cuando el fichero se abra en otro ordenador que no tenga instalada tal fuente. Quienes se despistan con esto terminan por sufrir un desastre en el aspecto de su presentación, con desencuadres, solapamientos, aparición de caracteres indeseados y otras lindezas.

sustitución tipografica

La eterna pesadilla de PowerPoint: tipografías sustituidas arbitrariamente cuando la original no está disponible. En la figura de la izquierda se ha usado la fuente Nexa Rust, pero a la derecha se observa el resultado de abrir el archivo en otro PC, donde la tipografía original se ha sustituido por Arial, la más pedorra de las fuentes. Eso sí, ni siquiera se advierte de la sustitución pues sigue apareciendo que es la fuente Nexa Rust (señalado en rojo). Aquí es obvia la sustitución, pero cuando se usa otra sans serif puede resultar muy confuso. ¡Vale ya, queremos algo tipo @font-face para PowerPoint!

Este grave inconveniente tipográfico también era común en el diseño de páginas web, pues los navegadores utilizaban las fuentes instaladas en el ordenador donde se abría la página y si el tipo usado no estaba disponible se sustituía por otra con los consabidos desmanes. Por ello se recomendaba usar “fuentes web seguras”, es decir, tipografías muy comunes que estuvieran presentes en casi la totalidad de los ordenadores, como Arial, Times New Roman, Trebuchet, Verdana, Georgia, Courier New o Comic Sans (¡manda pelotas!). Esto limitaba significativamente la creatividad del diseñador.

La solución era colocar ese elemento de texto especial en forma de imagen gif o jpg, aunque esto no siempre era la mejor salida. También se podía decidir cuál fuente, en caso de sustitución, sería la empleada por el navegador. PowerPoint no permite esta elección sino que cambia la letra por la que le sale del rafe perineal aunque tenga otra tipografía similar a mano.

Como se puede comprobar husmeando por internet, ya no existen casi restricciones al uso de tipografías en la web por más raras que sean. Esto es debido al uso de fuentes web o @font-face, que permite tener alojados en el servidor pequeños archivos con las tipografías que se descargan al mismo tiempo con la página web que los necesita. Así sea cual sea el dispositivo desde el que se acceda a la web el texto aparecerá con las fuentes indicadas.

¿Tan difícil es hacer algo similar con PowerPoint? Es cierto que hay un comando escondido dentro de las opciones “Guardar como” que supuestamente sirve para incrustar fuentes TrueType en la presentación y que así se vea tal cual se diseñó desde cualquier PC, pero es un truño, no funciona ni remotamente como las fuentes web. O algo estoy haciendo muy mal para que no me funcione. Esta opción incrusta fuentes TrueType (.ttf) pero deja fuera las OpenType (.otf), si hay la más mínima duda sobre licencias no permite editar el texto cuando se abre en otro dispositivo, es bastante impredecible su resultado y si además se usa la versión PowerPoint 2011 de Mac es que ni existe la opción de incrustar fuentes ni ver fuentes incrustadas desde un PC. Nada de esto pasa con @font-face y de nuevo Microsoft nos ofrece un zurullo.

Tener la seguridad de que la presentación que uno diseña se verá tal cual sin importar el dispositivo es de lo más tranquilizador para el orador. ¡Basta de ponentes cambiando a última hora cajas de texto descuadradas y tipografías sustituidas!

Esta crítica vale también para Keynote pues tampoco facilita incrustación de fuentes.

bannerpresentaciones

Segunda jodienda: ¿por qué medir en centímetros?

La inmensísima mayoría de los archivos generados con PowerPoint están destinados a su visualización en monitor o en proyección y no para ser impresos. Entonces ¿qué sentido tiene que las unidades de medida disponibles en este programa sean centímetros, pulgadas, picas y puntos? Tales unidades son las usadas en trabajos para imprenta, pero en el mundo digital tenemos una unidad propia: el píxel.

Claro que cualquier usuario medio estima mejor lo que son 5 cm que 250 px. Cuando aparecieron las suites ofimáticas el concepto de pixel era extraño para el gran público, pero actualmente todos hablamos de los píxeles de resolución de la pantalla del smartphone y de los megapíxeles de una cámara digital.

En un programa profesional de diseño como Adobe Illustrator el usuario escoge las unidades de medida, así cuando prepara un trabajo para impresión emplea cm o in y el texto en pt, mientras que si es un trabajo digital escoge px tanto para formas como para textos.

Sería sumamente interesante que PowerPoint añadiera la posibilidad de escoger el píxel como unidad global de medidas, pues carece de sentido que el tamaño estándar de una diapositiva sea 25,4 x 19,05 cm cuando se va a proyectar en una pantalla del tamaño de la pared.

También colleja para Keynote, pues aunque sí permite medir las figuras en píxeles para lo demás usa centímetros, pulgadas y puntos.

Tercera jodienda: ¿por qué varían tanto las versiones de PowerPoint para Windows y Mac?

Casi parece que las versiones para Windows y Mac son dos programas independientes. Las interfaces de usuario son diferentes, con comandos similares pero puestos en sitios distintos, de modo que un usuario acostumbrado al PowerPoint 2010 o 2013 se ve perdido con el PowerPoint 2011 de Mac.

Aunque la mayoría de los comandos son iguales hay un buen número de funciones que están solo disponibles en uno o en otro sistema operativo. Si simplemente la versión Windows fuera la óptima sería comprensible, pero es que hay cosas que se pueden hacer en Mac y no en Windows y viceversa. Curiosamente la visualización del resultado es igual en un sistema o en otro, lo cual hace menos comprensible que las comandos no sean igualmente aplicables en ambas versiones.

the artist

La gran película “The Artist” está realizada en formato 4:3 para emular las antiguas películas porque el formato 4:3 ¡es un formato viejuno y arcaico!

Cuarta jodienda: ¡vale ya de formato 4:3!

Esta no es una queja para Microsoft, pues ahora usa por defecto el formato panorámico, sino hacia los usuarios y organizadores que permanecen anclados al viejo formato. A estas alturas ya todos los eventos tendrían que emplear de base el widescreen, igual que se hace en edición de vídeo, cine, TV y web. En cambio Keynote mantiene el 4:3 por defecto aunque se puede modificar fácilmente. Más comentarios sobre tal punto en este post.

Confiemos en que avancen las mejoras en estos softwares de presentación tan populares y que se oigan las peticiones de los usuarios.

Adenda (diciembre, 2015): bienvenida sea la nueva versión de Office 2016 para Mac. Iguala mucho las prestaciones e interfaz de usuario con el Office 2013 de Windows. Sin embargo las jodiendas mencionadas siguen…