No me gusta el «videowall» en los congresos

Ni estoy seguro de que éste sea el nombre técnico. Me refiero a la moda creciente en eventos médicos de usar una pantalla de proyección dividida donde se mete un close-up de la cara del conferenciante, logos institucionales, de patrocinadores y demás chucherías, y en un rincón de la pantalla dejan un trozo para las diapositivas.

No sé bien el nombre formal de este tipo de proyecciones; en internet veo jerga de audiovisuales, como blending projection, edge blending, procesadores PiP, sistemas Folsom, videomapping y demás términos que los obsoleters como yo no pillamos. Estos sistemas complejos de proyección multientrada tienen gran potencial y logran resultados espectaculares, pero hay que mesurar sus indicaciones, como todo en la vida.

Videowall y esas cosas

Las proyecciones multientrada son como las pantallas de los informativos, con múltiples fuentes de información simultánea. En un auditorio de congresos se puede proyectar con un layout multientrada (uf, cómo estoy de cosmopaleto hoy) a través de un proyector común previo paso por un software que haga la mezcla de las fuentes, o bien usando pantallas LED de gran formato. Estos sistemas permiten usar pantallas muy largas, enormes, incluso con curvatura envolvente. El sistema edge blending coordina varios proyectores en paralelo con superposición de los bordes de la proyección para abarcar una gran longitud de pantalla.

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Pantallaco enorme y envolvente, con mucho potencial para eventos. El efecto de proyección continua se logra yuxtaponiendo varios proyectores (tres en este caso) con una estrecha superposición de sus bordes colindantes. Foto vía www.audiovisualstudio.es.

Son muchas las cosas que pueden juntarse en una proyección de este tipo: diversas señales de video, sea en directo o de archivo, imágenes fijas, animaciones flash o HTML5, señal de pantallas de ordenador, feed de redes sociales en tiempo real, rótulos fijos o con desplazamiento, reloj/cronómetro, moscas, etc.

Por qué no me gustan

Dejo claro que no me gustan estos sistemas para conferencias y eventos específicamente médicos/científicos. La razón: EL RUIDO VISUAL. La mayor lucha que tengo al asesorar y enseñar los principios del diseño de presentaciones es el control del ruido —véase esta entrada sobre el tema—, pues es el principal vicio que daña la comunicación científica.

El ruido de fondo hace que la señal comunicativa tenga menos fuerza, llegue peor y sea menos aprovechada por los oyentes. El control del ruido implica aumentar al máximo la señal del mensaje principal y reducir en lo posible los elementos de distracción, de relleno, de adorno o cualquier cosa que ensucie o compita con el mensaje.

En una conferencia que emplea proyección multientrada las diapositivas están enmarcadas en un entorno con señales secundarias que rivalizan con el contenido de la diapo, sean logotipos institucionales o comerciales, lemas, adornos luminosos supermodernos o entrada de video con el careto del ponente a una escala dermatoscópica.

Ello casi siempre significa reducir las dimensiones de la diapositiva para encajarla en tal escenografía. Los marcos sueles ser llamativos, brillantes, un derroche de longitudes de ondas electromagnéticas. Con frecuencia el mosaico elaborado por los técnicos prevé solamente diapositivas en formato 4:3, en contra de la tendencia afortunadamente creciente del diseño panorámico.

Tal añadido de ruido externo a la presentación es la guinda al propio batiburrillo que abunda en las diapositivas que traen los conferenciantes; porque, claro, resulta que todavía son legión los que no se han leído el ebook Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina y aun así osan subirse a la tarima a hablar en público. Luego pasa lo que pasa, carajo.

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Algunos ejemplos comentados

Son fotos sacadas de internet, con sus vínculos a las fuentes originales.

Este es un modelo de librillo, con la presentación insertada en un marco luminoso. Es una pantalla LED con más brillo que un proyector de cañón habitual; ese espacio muerto pero brillante del marco es una fuente de fotones no deseados para los ojos de los asistentes. En este caso no hay demasiados elementos de distracción alrededor de la diapositiva, aunque no deja de ser ruido visual.


Aquí vemos al ilustrísimo y nunca bien ponderado Dr. Jaume Crespí durante su conferencia —merecedora del premio a la mejor comunicación— en el XXI Congreso de la SERV. Aquí la proyección elegida por la organización tiene bastantes problemas: no es una pantalla demasiado grande, se le roba una cuarta parte de la superficie a la diapositiva para añadir abundante ruido visual (logos y lemas institucionales, figura geométrica degradada en el fondo) y una señal de video que curiosamente está a escala 1:1 respecto al orador. La diapositiva está en formato 4:3, pero si un ponente aparece con diapositivas en 16:9 ¿qué se hace? ¿Quedaría una proyección más pequeñita de las diapos?

Este mismo layout fue utilizado por la SERV para las grabaciones de las ponencias a través de una aplicación, cosa ésta digna de elogio y que creo imprescindible si se quiere sacar más partido a los congresos. Allí sí que tiene sentido una ventana con el video del ponente.


En serio, ¿este pasticho tiene alguna ventaja sobre una simple diapositiva en formato panorámico? ¿Es necesario ver al orador tan grande? ¿Debe estar el nombre del evento, su lugar y fecha proyectados durante todo el día? Será para que nadie se despiste de dónde está…


Algo similar en este caso, donde la pantalla es panorámica pero se destina un tercio al close-up del orador y la diapo se reduce a 4:3.


Pantalla muy larga con proyección duplicada. Esto es útil en salas muy anchas donde el público de los laterales vería sesgada una proyección única central. El fondo es oscuro y el video del ponente no resta espacio a las diapos. Fuera de la pantalla sí que hay toda suerte de elementos ruidosos.


A diferencia del caso anterior, aquí la doble proyección está sobre un fondo muy luminoso y cuyo tercio central está desperdiciado con el más absoluto ruido. Si de mí dependiera, preferiría una doble proyección con formatos 16:9 que ocupen la mayor superficie de la pantalla, con un marco oscuro y sin fruslerías.


Otra pantalla larga, con la mitad destinada a la diapositiva —que en este ejemplo ya tiene su propio ruido interno— y una enorme señal de video. No está mal que la imagen del ponente aparezca aumentada, pues en una buena conferencia el ponente es, en realidad, más importante que el PowerPoint; ahora bien, tan colosal ampliación del orador solo se justificaría en auditorios muy grandes.


Este ejemplo es de nota. Una pantalla gigantesca y de buena calidad visual, pero lo que han vertido dentro no tiene sentido: fondo recargado de cosas, logos en cada esquina, gran imagen del orador —puede estar justificada en ese contexto— y, lo peor, la diapo está reducida a la mínima superficie y enmarcada como si se estuviera viendo dentro de un ordenador (!). Ya si eso envíame la presentación y la veo mejor desde mi portátil, leñe. Es un desperdicio de superficie aunque, viendo la diapomierder proyectada, tampoco se pierde mucho.


A ver, ¿dónde se focaliza la atención en esta pantalla? En cualquier sitio menos en la diapomierder, que tiene una intensidad de señal bajísima. Aquí quizás se justifica la figura aumentada del presentador —que tiene el mismo tamaño que el atril.

Buenos usos de las proyecciones mixtas

Cuando veo esas pantallas infinitas, anchísimas y con tanto potencial tecnológico, me imagino cómo podría aprovechar toda su superficie para fines didácticos, para hacer un perfecto apoyo visual al servicio de la conferencia. Se podrían explicar divinamente procesos complejos, líneas de tiempo o animación de secuencias sacando partido a la longitud de la pantalla.

¿Por qué no un sistema de proyección de doble diapositiva? Quiero recordar aquí a mi Maestro, el neurooftalmólogo Rafael Muci-Mendoza, quien lleva varias décadas dictando cursos sobre fondo de ojo para internistas y médicos no oftalmólogos. Ahora no sé cómo proyecta las diapositivas, pero cuando hice estos cursos en los años 90 el Maestro ponía dos proyectores con sus respectivos carruseles de filminas y proyectaba en paralelo, aprovechando toda la pared del auditorio. Es algo fácilmente factible de emular hoy, bien sea mediante una diapositiva de tamaño doble-panorámico o dos presentaciones proyectadas en paralelo, con o sin edge blending.

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Una proyección superpanorámica con «edge blending» puede elevar la efectividad e impacto del apoyo visual en una conferencia científica. Imagen vía www.screeninnovations.com.

Otro momento de un congreso donde pueden ser útiles estos collages es en las «mesas redondas», foros y actividades participativas. En estas modalidades la presentación de apoyos visuales es puntual y se puede compatibilizar con primeros planos de quienes charlan; la participación de los asistentes se puede mostrar mediante resultados de encuestas o comentarios en directo a través de redes. Estas cosas pueden hacer más llevaderas al público las tertulias de carajillo en que se convierten, a veces, estas mesas que nunca son redondas.

Si los organizadores desean poner fuegos de artificio audiovisuales, pueden aprovechar las pausas entre presentaciones para proyectar chucherías llamativas. Basta con una clásica cortinilla de separación, pero si los organizadores quieren epatar, que aprovechen los ratos muertos para ello, vamos, como si quieren hacerle un videomapping entero al auditorio.

Otra situación donde es útil la proyección mixta con careto del ponente: cuando no todo el público está presente en el recinto, sea porque hay salas anexas para alojar a más asistentes o cuando se retransmite a distancia (webinars, MOOC, videoconferencias, etc.), o en locales muy grandes sin una pantalla principal proporcionada, donde haya que recurrir a pantallas secundarias repartidas.

También para la retransmisión de un evento externo a un público que lo mira desde un auditorio, por ejemplo cursos con cirugía en directo. Aquí los efectos televisivos multipantalla sí casan bien.

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Inteligente uso de doble pantalla en un evento de cirugía en directo. En una se transmiten las acciones quirúrgicas y en la otra se muestra en tiempo real el monitor de radiología intervencionista. Vía sono.es.

Quizás el sitio natural de estos artilugios sea en los pasillos del palacio de congresos, para reunir informaciones de interés, retransmisión de actividades, anuncios, etc. O en los estands de las casas comerciales para aplicarlos al más puro y efectista marketing para el que se han inventado estos trucos de ilusionismo.

Entiendo que los organizadores de eventos y sus patrocinadores quieran estar a la última moda incorporando nuevas tecnologías y que las empresas de audiovisuales las ofrezcan, pero su uso debe ser mesurado y, cuando toque hablar de ciencia, pues a concentrarse y a hablar de ciencia sin tonterías.

“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

Lo que los organizadores de simposios y congresos deberían informar a los ponentes

Cuando uno se plantea elaborar una presentación debe tener en cuenta muchos aspectos: centrarse en un tema concreto y en un mensaje concreto, adecuarse al nivel y al interés de la audiencia, ajustarse al tiempo disponible, empollarse muy bien el tema y hacer diapositivas atractivas. Pero hay un aspecto vital para que una presentación salga cojonuda y que no solemos tener en cuenta para nada: el sitio donde se va ha exponer la presentación, es decir, la sala o auditorio en la que nos exhibiremos ante el público.

No es una minucia secundaria tener en consideración las características físicas del aula y los medios técnicos disponibles. No se puede llevar un postre helado a un picnic si no se contará con un sistema de refrigeración que lo mantenga, ni será factible meter un espectáculo con elefantes en una cafetería de barrio. Hay que ceñirse al ambiente y los medios.

Cuando nos toca hablar en una sala conocida no hay problema, sabemos lo que hay. Pero la mayoría de las veces serán espacios nuevos, salones de hoteles, palacios de congresos y salas de reuniones de las que desconocemos sus características físicas y dispositivos.

Los organizadores deberían darnos la mayor información sobre estos aspectos. Y aun teniendo esta información de antemano es necesario llegar a la sala con suficiente antelación para catar el espacio y probar la proyección. Hay ponentes que llegan justos a la hora y con los dídimos de ponerse a descargar la presentación mientras el público espera.

Tamaño y capacidad de la sala

No es una sala grande, pero la pantallita es una birria y su colocación oblicua hace que parte del público la vea mal y distorsionada (www.despertartamaulipas.com)

La orientación de la charla seguramente cambie según tengamos que hablar para un auditorio grande de 1000 butacas o un aula de 20 personas. La sala grande nos obligará a tener más formalidad y lejanía con el público, mientras la pequeña permite más familiaridad e interactividad.

La relación entre el tamaño de la sala y el de la pantalla de proyección es crucial, pues una pantalla relativamente pequeña para un auditorio grande ocasiona dificultad de lectura de las diapos y desde las últimas filas no se verá nada. Saber esto nos permitirá adecuar el tamaño de la tipografía y de las imágenes.

Ni idea de qué va esta charla, imposible leer nada en un auditorio grande con un proyector puesto analmente sobre la mesa del estrado. (treefoundation.org)

Iluminación

Como había comentado hablando del diseño del fondo de diapositivas, el nivel de luz o de penumbra de la sala determinará la visibilidad de la presentación. En una sala con ventanas mal tapadas el exceso de luz ambiental reduce el detalle de las imágenes y obliga a usar un fondo claro y texto contrastado. Es como cuando se quiere mirar la pantalla del smartphone a pleno sol, ni haciendo sombra se puede leer bien a menos que la pantalla esté al máximo de su potencia de luz.

En cambio, si en un auditorio oscuro y con una pantalla enorme se proyecta un fondo muy blanco, el público quedará deslumbrado, en el mal sentido, al borde de la maculopatía lumínica.

Obstáculos para el público

No es raro que la sala tenga peculiaridades estructurales que dificulten la visibilidad o la audibilidad a parte de los asistentes. Un ejemplo frecuentísimo es el de los salones de planta plana, donde todos los asientos están a la misma altura, de modo que las cabezas de las filas anteriores fastidian a los de atrás. Ante esta circunstancia hay que evitar colocar información relevante en la zona inferior de las diapositivas, pues parte del público se verá privado de ella. Lo mismo ocurre en los auditorios que tienen sobre el estrado una larga (e inútil) mesa presidencial, incluso con sillones altos, incluso con capitostes sentados mientras otro expone. Ello es un significativo obstáculo visual para las primeras filas de la platea, cuando no para todo el público.

sala plana

Si sé que tengo que hablar en una sala así, larga, con el público sentado a nivel, molesta mesa presidencial con flores y un área de proyección relativamente pequeña, usaría una tipografía grande y evitaría llenar el tercio inferior de las diapos. (turismomedico.org)

Obstáculos para el ponente

También el ponente puede tener obstáculos físicos que controlar: escaleras o rampas, cables traicioneros, la obligación o no de presentar desde un atril o poder moverse por el escenario, en cuyo caso hay que cuidar de no atravesarse delante de la proyección o estorbar el eje visual de parte del público.

Resolución del proyector

Asunto de primer orden junto con el tamaño de la pantalla de proyección. Son éstos los parámetros determinantes de la calidad de la imagen presentada al público. El estándar más difundido en proyección es la resolución de 1024 x 768 px, que es el formato XGA con una relación 4:3. Los proyectores SVGA de 800 x 600 px ya están obsoletos y dan una calidad de imagen justita.

La tendencia cada vez más afortunadamente extendida es utilizar el formato widescreen 16:9 o 16:10 (como explicamos en este post) correspondiente a resoluciones de 1280 x 720 px, 1360 × 768 px o 1440 x 900 px, por ejemplo. El que quiera ver muchos números que consulte el artículo de Wikipedia sobre resolución de pantalla. La cosa es tener claro si el proyector estará en 4:3 o panorámico, o si es factible hacer el cambio de proporción, ya que a partir de allí seleccionaremos el formato de las diapositivas.

Otras variedades de proyección son las elegantes e infrecuentes pantallas con retroiluminación o las pantallas de televisión LCD, LED o plasma que se pueden usar para presentaciones en pequeños grupos.

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Desde qué ordenador se presenta

Sinceramente, todo ponente desea presentar desde su propio ordenador, donde sabe que todo va bien, que tiene todos los archivos necesarios y donde la peor sorpresa sería una mala conexión con el proyector. El uso del ordenador propio, aunque deseable, no es práctico cuando se trata de conferencias múltiples y cortas, pues enlentecería la dinámica y se multiplicarían los problemas de conexión, reinicios de ordenador y tal.

Al orador le interesará saber si tendrá delante el ordenador desde el que se presenta, o si estará a expensas del técnico audiovisual, rogando que sea competente, no esté de mala leche ni vaya puesto de porros. Lo mejor es tener la pantalla del PC cerca, para no tener que girarse a ver la proyección y para usar la utilísima “vista de presentador” de PowerPoint.

Ante la perspectiva de usar un ordenador ajeno, el presentador debe cuidarse de llevar su archivo de PowerPoint acompañado de los vídeos (aunque ahora el programa los incrusta), los archivos de tipografía (si son fuentes no predeterminadas) y cualquier otro archivo adicional empleado. Si se ha usado la última versión de PowerPoint no está de más prever una copia en la versión anterior por si es la disponible en el sitio de exposición. La organización del evento debería especificar los sistemas operativos que se emplearán, la posibilidad de usar Mac o PC y las versiones de PowerPoint, Keynote, Acrobat Reader o el programa que sea.

Punteros y paso de diapositivas

Olvidando el puntero tipo antena extensible, un palo largo o el dedo del presentador, básicamente se utiliza un puntero láser o un ratón para señalar sobre la proyección. La organización debería ofrecer ambas posibilidades a los ponentes, o bien disponer de un mando a distancia profesional para presentaciones.

El puntero láser obliga a girar la cara en contra del público y si hay micrófono fijo puede perderse audibilidad; si el fondo es muy claro la gente perderá de vista el puntito rojo y no es raro que se acabe la pila a mitad de sesión.

Yo prefiero el ratón, que me proporciona un manejo preciso del puntero, disimulando el pulso tembloroso por los nervios, da fluidez para pasar las diapositivas y tiene la opción de cambiar el tamaño y color del puntero. El inconveniente es que con frecuencia el atril es tan pequeño que apenas cabe el PC y no hay espacio para maniobrar con ratón. También están los ratones wi-fi que se quedan sin batería en pleno trajín…

En esta sala muy ancha se ha optado correctamente por poner dos pantallas de proyección. Esto funciona mientras el ponente no pretenda usar un puntero láser. (www.waorthodontics.com)

No cuesta nada que el ponente lleve su propio puntero láser o su propio ratón de bolsillo. Pero la mejor recomendación sería, sin dudas, diseñar la presentación para no tener que usar ningún tipo de puntero: presentar la información fluidamente y en pocas dosis, y usar efectos de animación para resaltar texto o para poner flechas que señalen lo que de otra manera se indicaría con un puntero

¿Qué instrucciones deseo recibir de la organización del evento?

Pues quiero saber con suficiente detalle los apartados antes descritos: saber cómo será el espacio físico, su capacidad, distribución de asientos, sitio del orador, si hay mesa presidencial atravesada, tamaño de pantalla, resolución del proyector y proporción de la proyección, sistema informático disponible…

Si hay varias salas para el evento quiero saber en cuál me toca hablar, quiero que la web del congreso muestre fotos de las instalaciones o remita a la web del lugar para conocer más detalles. Y quiero que no me vean como un TOC por pedir esta información, ya que la misma hay que tenerla antes de empezar a plantear la presentación y no encontrársela el día de autos, sin margen para responder. Quiero algo así:

III Simposio Mediterráneo sobre Disposición de Excretas

Barcelona, 12 de enero de 2014.

Instrucciones para los ponentes

El simposio se llevará a cabo en el Auditorio Axa de Barcelona. Las conferencias principales y las sesiones de trabajos libres se realizarán en auditorio principal con aforo para 621 personas (ver el tour virtual), y los talleres demostrativos en la sala Nº1 con capacidad para 160 asistentes (tour virtual). Ambos espacios cuentan con proyector LCD de 5100 lumens, resolución de 1280 x 720 widescreen, HDMI.

Los trabajos libres serán de 10 minutos de duración y las conferencias de 20 minutos. El tiempo será estrictamente controlado, agradecemos ajustarse al mismo.

Las presentaciones se realizarán desde sistema operativo Windows 8. Se admiten archivos PowerPoint 2010 o superior y su versión compatible en Mac. Las diapositivas deberán realizarse en formato panorámico 16:9 o 16:10 para ajustarse a la resolución de pantalla. Téngalo en cuenta también para la resolución de sus vídeos.

Si requiere algún equipamiento especial o desea aclarar dudas técnicas puede ponerse en contacto con nosotros.

Hombre, ¡que no cuesta nada!