Nuevo libro: Presentaciones impecables

Acabo de publicar mi segundo libro dedicado a la elaboración de presentaciones científicas. El nuevo volumen se titula Presentaciones impecables para el mundo médico y en esta ocasión está en formato impreso, atendiendo a las solicitudes de libro en papel que tuvimos con mi anterior manual en formato electrónico (Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina), aunque en la Editorial Kekulé se apuesta fuertemente por los ebooks.

presentaciones impecables

Portada de «Presentaciones impecables para el mundo médico»

Este nuevo libro no se trata de una versión impresa del anterior libro electrónico, sino que es una obra escrita de novocon una orientación diferente y nuevo material visual. Si bien ambos textos tratan el mismo tema, hay dos diferencias mayores con respecto a mi anterior manual: primero, me he centrado en los profesionales de la Medicina, en las peculiaridades de nuestras presentacionesy del mundillo de los congresos médicos, con ejemplos y anécdotas propios de la profesión; segundo, el discurso es mucho más pragmático y conciso, sin llegar a recetario, y lleva al lector punto por punto en las fases de creación y diseño de una conferencia.

Consta de quince capítulos abundantemente ilustrados. Los ocho primeros están dedicados a lo más difícil e importante: la estructura de la presentación, cómo seleccionar y organizar la información, cómo sacar a flote las ideas brillantes, cómo dominar el ruido comunicacional y evitar las desgraciadas listas de ítems atestadas de palabrerío; también aborda los patrones de discurso y la manera de hacer borradores útiles que faciliten el trabajo. Los siguientes cinco capítulos se centran en el diseño de diapositivas, principios de composición gráfica, uso de color y tipografía, manejo de texto, imagen y video. Los últimos dos capítulos tratan la puesta en escena, el ensayo, el uso de voz y de comunicación no verbal y, por último, las recomendaciones para el día de la actuación.

Con este nuevo libro continúo mi declarada lucha contra las diapomierdersy las malas conferencias que atiborran los eventos científicos y son importante causa de desperdicio de horas potencialmente útiles en los asistentes y los conferenciantes. Todos los médicos tenemos que hacer conferencias con menor o mayor frecuencia, es un trabajo inevitable que se añade a la saturada carga laboral de los facultativos y, por ello, tener formación al respecto ayuda a cumplir con más eficiencia, más rápido y con mejor resultado. Ya que hay que presentar más vale hacerlo bien.

Si odias a tus colegas sigue haciendo presentaciones insoportables para fastidiarlos; si, por el contrario, quieres hacer algo para el bien común, tómate en serio las comunicaciones científicas y presenta como un experto.

En estos dos libros intento echar una mano a los interesados.

Más información en el blog de la Editorial Kekulé.

 

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Presentaciones de Google y sus complementos

La suite ofimática de Google cumple sobradamente con las necesidades de un usuario medio, sea para hacer documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones con diapositivas. Tiene, además, la ventaja de trabajar en la nube de Google Drive y el ventajón de ser servicios gratuitos —por algún lado lo cobrarán, que nadie regala nada en este mundo—. Por ello, estas aplicaciones googleras son una opción de primera para quien no quiera gastar en una suscripción a Office 365 ni comprar software alguno.

Hay otros programas gratuitos como los de Apache OpenOffice y de LibreOffice, pero la ubicuidad de Google y su acceso en cualquier terminal con la cuenta de usuario permite trabajar en cualquier lugar, comenzar en el ordenador de casa, seguir en un dispositivo móvil, retomarlo en algún PC del curro, etc. Su contraparte negativa es una relativa dependencia de conexión a internet.

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Interfaz de usuario de Presentaciones de Google en el navegador Chrome. La disposición de los menús y herramientas son similares a otros programas de presentaciones y también incluye plantillas y temas.

La app de Presentaciones de Google

El modo tradicional de trabajar en Google Slides es dentro de un navegador, sea Chrome o cualquier otro. La interfaz del programa recuerda suficientemente a la de PowerPoint como para que un usuario acostumbrado a éste no se sienta perdido. Basta curiosear un poco por las pestañas y barras de herramienta para localizar los comandos habituales, incluyendo autoformas, manejo de estilos, animaciones y edición de diapositiva maestra.

Las tipografías disponibles son las de Google Fonts, es decir, son fuentes para web. El listado es diferente al de las fuentes del sistema en Windows o MacOS, aunque incluye algunas las más manidas como Calibri, Arial, Times New Roman o Verdana. Esta diferencia de tipografías debe considerarse en caso de exportar la presentación a PowerPoint, para no llevarse malas sorpresas.

Se accede a la aplicación desde Drive o bien se puede añadir a las extensiones del Chrome. También la suite Office tiene una extensión gratuita para el navegador que permite editar documentos y diapositivas dentro del entorno web (eso sí, mediante la cuenta de usuario del Office).

Pero Presentaciones de Google también tiene apps para dispositivos móviles. Aquí la arquitectura de la interfaz cambia para adaptarse a pantallas reducidas y no están visibles todas las pestañas y herramientas, sino que éstas se activan según cuál sea el elemento seleccionado en la diapositiva. Ello requiere un poco de entrenamiento para acostumbrarse. No todos los comandos están disponibles en la versión para móviles.

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Trabajo sin conexión

Un problema bastante irritante de estas aplicaciones en entorno web es la necesidad de estar conectado a internet para explotar todas las posibilidades. Esto es una desventaja relativa si se considera que actualmente un recinto sin wifi nos parece una cochiquera de bichos de pezuña.

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Pantalla de opciones de archivo en la versión de móvil de Google Slides, donde se puede activar la disponibilidad sin conexión para un determinado archivo.

¿Qué hacer si hay que modificar una presentación durante un viaje en avión o tren sin acceso a wifi? Siempre está el recurso de merendarse la tarifa de datos del teléfono móvil, pero maldita la gracia que hace. La extensión de Chrome tiene la opción de trabajar sin conexión que se activa en Configuración (el icono de rueda dentada de siempre). En este link hay más información sobre tan importante asunto. La app para móviles permite seguir trabajando offline si se trata de archivos recientes o si se ha activado la opción sin conexión en un determinado fichero dentro del Drive.

Controlar bien este punto es de sumo interés cuando se va a presentar en un auditorio donde no haya wifi o éste está colapsado por culpa del público whatsapero.

Las ventajas de la integración web son la facilidad de acceso desde cualquier terminal, el trabajo colaborativo al compartir un archivo y autorizar a que varias personas lo modifiquen, y la posibilidad de hacer conferencias online a través de Hangouts desde la misma aplicación, con posibilidad de interacción con los oyentes.

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Tienda de complementos de Presentaciones de Google.

Los complementos de Google Slides

menú complementos google

Pestaña de la barra de menús para desplegar los complementos instalados, obtener nuevos y administrar los existentes.

En un post anterior comentamos los complementos de PowerPoint (y demás programas del Office) que permiten ampliar sus prestaciones. La app de presentaciones de Google también tiene su tienda de complementos, menos surtida que la de Microsoft pero con cositas interesantes.

Para integrar los complementos hay que ir a la pestaña Complementos y allí al comando Obtener complemento, el cual abre un muestrario de las aplicaciones disponibles, en general gratuitas. En el mismo menú de la pestaña Complementos aparece el listado de complementos instalados y la opción para administrarlos. Veamos unos pocos ejemplos de interés.

Lucidchart es una completa app para crear diagramas, cosa utilísima en las diapositivas, pues siempre será mejor tirar de diagramas y figuras en vez de pedorras listas con viñetas y parrafadas. La interfaz de Lucidchart da un poco de miedo cuando se abre debido a la cantidad de comandos y botones; requiere entrenarse un poco para hacer buenos esquemas, pero tiene amplísimas posibilidades. En realidad es una plataforma con opción de pago y buena parte de sus características están bloqueadas en su uso gratuito.

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Menú de Lucidchart con los diferentes tipos de diagrama que se pueden seleccionar.

Hay varios complementos para añadir iconos, como Icons by Noun Project, con buena cantidad de imágenes personalizables en cuanto a tamaño y color. Recordemos que no deben confundirse los iconos con los clip-art o imágenes prediseñadas, pues estos últimos son dibujillos cutres e infantiloides con efecto deletéreo en la presentación, mientras los iconos tienen un diseño más lineal y cuidado y, sobre todo, tienen una función señaléctica para ubicar momentos o contenidos dentro de una conferencia.

Paletti es un complemento para seleccionar esquemas cromáticos o crearlos a gusto propio. Combina colores para el fondo, los textos y los elementos gráficos de las diapositivas.

Hay varias herramientas de banco de imágenes para insertar fotos de alta resolución en la presentación, como Unsplash Photos, Shutterstock Editor y Adobe Stock. Como casi todas las aplicaciones de banco de imágenes, tiene un pequeño fondo gratuito y un gran fondo de pago o suscripción.

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Barras de herramientas para algunos complementos de Google Slides, tal como aparecen en la franja derecha de la interfaz de la aplicación.

Hay muchos otros complementos con aplicaciones docentes, matemáticas, de música y audio, etc.

Con todo lo dicho anteriormente parece que estoy vendiendo las maravillas de Google como si fuera un lacayo de la multinacional. La verdad es que no soy usuario frecuente de Google Slides, sino cliente fijo de PowerPoint y, en medida creciente, del Keynote.

«Ceterum censeo Podemus esse delenda»

No me gusta el «videowall» en los congresos

Ni estoy seguro de que éste sea el nombre técnico. Me refiero a la moda creciente en eventos médicos de usar una pantalla de proyección dividida donde se mete un close-up de la cara del conferenciante, logos institucionales, de patrocinadores y demás chucherías, y en un rincón de la pantalla dejan un trozo para las diapositivas.

No sé bien el nombre formal de este tipo de proyecciones; en internet veo jerga de audiovisuales, como blending projection, edge blending, procesadores PiP, sistemas Folsom, videomapping y demás términos que los obsoleters como yo no pillamos. Estos sistemas complejos de proyección multientrada tienen gran potencial y logran resultados espectaculares, pero hay que mesurar sus indicaciones, como todo en la vida.

Videowall y esas cosas

Las proyecciones multientrada son como las pantallas de los informativos, con múltiples fuentes de información simultánea. En un auditorio de congresos se puede proyectar con un layout multientrada (uf, cómo estoy de cosmopaleto hoy) a través de un proyector común previo paso por un software que haga la mezcla de las fuentes, o bien usando pantallas LED de gran formato. Estos sistemas permiten usar pantallas muy largas, enormes, incluso con curvatura envolvente. El sistema edge blending coordina varios proyectores en paralelo con superposición de los bordes de la proyección para abarcar una gran longitud de pantalla.

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Pantallaco enorme y envolvente, con mucho potencial para eventos. El efecto de proyección continua se logra yuxtaponiendo varios proyectores (tres en este caso) con una estrecha superposición de sus bordes colindantes. Foto vía www.audiovisualstudio.es.

Son muchas las cosas que pueden juntarse en una proyección de este tipo: diversas señales de video, sea en directo o de archivo, imágenes fijas, animaciones flash o HTML5, señal de pantallas de ordenador, feed de redes sociales en tiempo real, rótulos fijos o con desplazamiento, reloj/cronómetro, moscas, etc.

Por qué no me gustan

Dejo claro que no me gustan estos sistemas para conferencias y eventos específicamente médicos/científicos. La razón: EL RUIDO VISUAL. La mayor lucha que tengo al asesorar y enseñar los principios del diseño de presentaciones es el control del ruido —véase esta entrada sobre el tema—, pues es el principal vicio que daña la comunicación científica.

El ruido de fondo hace que la señal comunicativa tenga menos fuerza, llegue peor y sea menos aprovechada por los oyentes. El control del ruido implica aumentar al máximo la señal del mensaje principal y reducir en lo posible los elementos de distracción, de relleno, de adorno o cualquier cosa que ensucie o compita con el mensaje.

En una conferencia que emplea proyección multientrada las diapositivas están enmarcadas en un entorno con señales secundarias que rivalizan con el contenido de la diapo, sean logotipos institucionales o comerciales, lemas, adornos luminosos supermodernos o entrada de video con el careto del ponente a una escala dermatoscópica.

Ello casi siempre significa reducir las dimensiones de la diapositiva para encajarla en tal escenografía. Los marcos sueles ser llamativos, brillantes, un derroche de longitudes de ondas electromagnéticas. Con frecuencia el mosaico elaborado por los técnicos prevé solamente diapositivas en formato 4:3, en contra de la tendencia afortunadamente creciente del diseño panorámico.

Tal añadido de ruido externo a la presentación es la guinda al propio batiburrillo que abunda en las diapositivas que traen los conferenciantes; porque, claro, resulta que todavía son legión los que no se han leído el ebook Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina y aun así osan subirse a la tarima a hablar en público. Luego pasa lo que pasa, carajo.

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Algunos ejemplos comentados

Son fotos sacadas de internet, con sus vínculos a las fuentes originales.

Este es un modelo de librillo, con la presentación insertada en un marco luminoso. Es una pantalla LED con más brillo que un proyector de cañón habitual; ese espacio muerto pero brillante del marco es una fuente de fotones no deseados para los ojos de los asistentes. En este caso no hay demasiados elementos de distracción alrededor de la diapositiva, aunque no deja de ser ruido visual.


Aquí vemos al ilustrísimo y nunca bien ponderado Dr. Jaume Crespí durante su conferencia —merecedora del premio a la mejor comunicación— en el XXI Congreso de la SERV. Aquí la proyección elegida por la organización tiene bastantes problemas: no es una pantalla demasiado grande, se le roba una cuarta parte de la superficie a la diapositiva para añadir abundante ruido visual (logos y lemas institucionales, figura geométrica degradada en el fondo) y una señal de video que curiosamente está a escala 1:1 respecto al orador. La diapositiva está en formato 4:3, pero si un ponente aparece con diapositivas en 16:9 ¿qué se hace? ¿Quedaría una proyección más pequeñita de las diapos?

Este mismo layout fue utilizado por la SERV para las grabaciones de las ponencias a través de una aplicación, cosa ésta digna de elogio y que creo imprescindible si se quiere sacar más partido a los congresos. Allí sí que tiene sentido una ventana con el video del ponente.


En serio, ¿este pasticho tiene alguna ventaja sobre una simple diapositiva en formato panorámico? ¿Es necesario ver al orador tan grande? ¿Debe estar el nombre del evento, su lugar y fecha proyectados durante todo el día? Será para que nadie se despiste de dónde está…


Algo similar en este caso, donde la pantalla es panorámica pero se destina un tercio al close-up del orador y la diapo se reduce a 4:3.


Pantalla muy larga con proyección duplicada. Esto es útil en salas muy anchas donde el público de los laterales vería sesgada una proyección única central. El fondo es oscuro y el video del ponente no resta espacio a las diapos. Fuera de la pantalla sí que hay toda suerte de elementos ruidosos.


A diferencia del caso anterior, aquí la doble proyección está sobre un fondo muy luminoso y cuyo tercio central está desperdiciado con el más absoluto ruido. Si de mí dependiera, preferiría una doble proyección con formatos 16:9 que ocupen la mayor superficie de la pantalla, con un marco oscuro y sin fruslerías.


Otra pantalla larga, con la mitad destinada a la diapositiva —que en este ejemplo ya tiene su propio ruido interno— y una enorme señal de video. No está mal que la imagen del ponente aparezca aumentada, pues en una buena conferencia el ponente es, en realidad, más importante que el PowerPoint; ahora bien, tan colosal ampliación del orador solo se justificaría en auditorios muy grandes.


Este ejemplo es de nota. Una pantalla gigantesca y de buena calidad visual, pero lo que han vertido dentro no tiene sentido: fondo recargado de cosas, logos en cada esquina, gran imagen del orador —puede estar justificada en ese contexto— y, lo peor, la diapo está reducida a la mínima superficie y enmarcada como si se estuviera viendo dentro de un ordenador (!). Ya si eso envíame la presentación y la veo mejor desde mi portátil, leñe. Es un desperdicio de superficie aunque, viendo la diapomierder proyectada, tampoco se pierde mucho.


A ver, ¿dónde se focaliza la atención en esta pantalla? En cualquier sitio menos en la diapomierder, que tiene una intensidad de señal bajísima. Aquí quizás se justifica la figura aumentada del presentador —que tiene el mismo tamaño que el atril.

Buenos usos de las proyecciones mixtas

Cuando veo esas pantallas infinitas, anchísimas y con tanto potencial tecnológico, me imagino cómo podría aprovechar toda su superficie para fines didácticos, para hacer un perfecto apoyo visual al servicio de la conferencia. Se podrían explicar divinamente procesos complejos, líneas de tiempo o animación de secuencias sacando partido a la longitud de la pantalla.

¿Por qué no un sistema de proyección de doble diapositiva? Quiero recordar aquí a mi Maestro, el neurooftalmólogo Rafael Muci-Mendoza, quien lleva varias décadas dictando cursos sobre fondo de ojo para internistas y médicos no oftalmólogos. Ahora no sé cómo proyecta las diapositivas, pero cuando hice estos cursos en los años 90 el Maestro ponía dos proyectores con sus respectivos carruseles de filminas y proyectaba en paralelo, aprovechando toda la pared del auditorio. Es algo fácilmente factible de emular hoy, bien sea mediante una diapositiva de tamaño doble-panorámico o dos presentaciones proyectadas en paralelo, con o sin edge blending.

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Una proyección superpanorámica con «edge blending» puede elevar la efectividad e impacto del apoyo visual en una conferencia científica. Imagen vía www.screeninnovations.com.

Otro momento de un congreso donde pueden ser útiles estos collages es en las «mesas redondas», foros y actividades participativas. En estas modalidades la presentación de apoyos visuales es puntual y se puede compatibilizar con primeros planos de quienes charlan; la participación de los asistentes se puede mostrar mediante resultados de encuestas o comentarios en directo a través de redes. Estas cosas pueden hacer más llevaderas al público las tertulias de carajillo en que se convierten, a veces, estas mesas que nunca son redondas.

Si los organizadores desean poner fuegos de artificio audiovisuales, pueden aprovechar las pausas entre presentaciones para proyectar chucherías llamativas. Basta con una clásica cortinilla de separación, pero si los organizadores quieren epatar, que aprovechen los ratos muertos para ello, vamos, como si quieren hacerle un videomapping entero al auditorio.

Otra situación donde es útil la proyección mixta con careto del ponente: cuando no todo el público está presente en el recinto, sea porque hay salas anexas para alojar a más asistentes o cuando se retransmite a distancia (webinars, MOOC, videoconferencias, etc.), o en locales muy grandes sin una pantalla principal proporcionada, donde haya que recurrir a pantallas secundarias repartidas.

También para la retransmisión de un evento externo a un público que lo mira desde un auditorio, por ejemplo cursos con cirugía en directo. Aquí los efectos televisivos multipantalla sí casan bien.

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Inteligente uso de doble pantalla en un evento de cirugía en directo. En una se transmiten las acciones quirúrgicas y en la otra se muestra en tiempo real el monitor de radiología intervencionista. Vía sono.es.

Quizás el sitio natural de estos artilugios sea en los pasillos del palacio de congresos, para reunir informaciones de interés, retransmisión de actividades, anuncios, etc. O en los estands de las casas comerciales para aplicarlos al más puro y efectista marketing para el que se han inventado estos trucos de ilusionismo.

Entiendo que los organizadores de eventos y sus patrocinadores quieran estar a la última moda incorporando nuevas tecnologías y que las empresas de audiovisuales las ofrezcan, pero su uso debe ser mesurado y, cuando toque hablar de ciencia, pues a concentrarse y a hablar de ciencia sin tonterías.

“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

Trucos para PowerPoint: marcadores de vídeo

He aquí uno de esos botones que suelen pasar desapercibidos dentro de los menús de comandos de PowerPoint: “Agregar marcador”, en la pestaña de Reproducción de video. Los marcadores son señales que se colocan en la línea de tiempo de un video para localizar momentos específicos con rapidez y facilidad.

Supongamos que en una presentación incluimos un video largo pero que no se va a mostrar completo, sino solo fragmentos del mismo. Una opción perfecta es editar el video en un programa adecuado (desde el pedestre Windows Movie Maker hasta los profesionales Adobe Premiere Pro, Pinnacle Studio o Final Cut, pasando por iMovie o Filmora, por poner unos ejemplos). Así, cada segmento de interés se podrá colocar en su diapositiva con la seguridad de controlar su contenido y duración. Pero ello requiere trabajo y no todos tienen el software, los conocimientos técnicos o el tiempo para editar videos.

El propio PowerPoint ofrece la posibilidad de recortar parte del video, al principio o al final; el problema es cuando se quieren sacar fragmentos del medio.

Lo que suele suceder en estos casos, cuando el conferenciante es persona descuidada, es que el video acaba proyectado entero y aburriendo al personal. O que el presentador comienza a adelantar y a retrasar manualmente el video a la caza de los segmentos de interés, que con suerte serán encontrados. Aquí es cuando interesa utilizar los marcadores de video.

marcadores de video en powerpoint

Los comandos para insertar marcadores de video están en la pestaña “Reproducir” (1). En la línea de tiempo se determina el punto donde quiere señalarse mediante un marcador (2) y se pulsa el botón “Agregar marcador” (3). Los marcadores aparecen como círculos en la linea de tiempo.

Cómo introducir marcadores de video

Lo primero, obviamente, es tener el archivo de video insertado en la diapositiva y comprobar que funciona correctamente. Lo siguiente es reproducir el video dentro de la diapo y detenerlo en el momento que interesa. En la pestaña “Reproducir” de los menús de video está el botón “Agregar marcador”; al pulsarlo veremos que aparece un circulito en la línea de tiempo justo en el fotograma seleccionado: ese es el marcador. Se pueden introducir tantos marcadores como sea necesario. Para eliminar un marcador basta con seleccionarlo y pulsar el botón “Quitar marcador” de la barra de herramientas.

Los marcadores en acción

Se podrán usar los marcadores dentro de la línea de tiempo cuando la diapositiva esté proyectada a pantalla completa y se reproduzca el video. Para que la línea de tiempo aparezca hay que pasar el cursor sobre el área del vídeo. Serán visibles los círculos de los marcadores y bastará con pulsar sobre un marcador para saltar al segmento del video que interesa mostrar. Así de fácil y limpio.

Marcadores de audio

Todo lo explicado antes se aplica exactamente igual con los archivos de audio insertados en una diapositiva. Se pueden añadir marcadores en la línea de tiempo y después buscarse durante la presentación. No es muy frecuente meter pistas de audio en conferencias científicas, pero está bien conocer este truco.

Imagino que en una conferencia musicológica donde se analice una composición puede ser sumamente útil marcar puntos en la pista de sonido.

Precauciones con el uso de marcadores

Demos por sentadas las precauciones comunes para los archivos multimedia dentro de PowerPoint: que el ordenador desde donde se presente cuente con los códecs para reproducir el video, que el archivo de audio/video esté incrustado dentro del fichero de PowerPoint —o si no está incrustado, que esté correctamente enlazado con una ruta de acceso concisa—, que el tamaño y las proporciones sean correctas y, muy especialmente, probar con antelación el buen funcionamiento de la proyección in situ.

La única precaución que concierne a los marcadores es que el orador debe poder maniobrar en la pantalla mediante ratón, trackpad, mando con cursor incluido o pantalla táctil. Si se encuentra con esos atriles que únicamente tienen un cacharro con dos botones para adelante y atrás resultará muy incómodo para el ponente pedir verbalmente a los chicuelos de audiovisuales que le pinchen en tal o cual marcador.

Los marcadores de video están disponibles en PowerPoint tanto de PC (al menos desde la versión 2007) como de Mac. En Keynote no he encontrado una herramienta similar.

En resumen, los marcadores son una herramienta muy práctica para señalar puntos concretos dentro de un video o pista de audio sin necesidad de editar el archivo multimedia.

Por cierto, ¿aún no has leído el ebook Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina? ¡Anda, y así esperas que te salgan bien las charlas! Si es que…

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“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

 

Keynote Remote, el mando a distancia del iPhone

Keynote es un excelente programa de presentaciones, pero en nuestro medio es de uso minoritario en comparación con el omnipresente PowerPoint. Incluso los poseedores de Mac utilizan PowerPoint para evitarse líos cuando toca compartir presentaciones en otros ordenadores, aunque actualmente hay una compatibilidad bastante buena para exportar los ficheros .key como .pptx.

Una de las grandes ventajas de Keynote es la sincronización y el trabajo conjunto entre dispositivos Mac, iPad y iPhone. En este sentido vamos a comentar la herramienta Keynote Remote, incluida en la aplicación Keynote y que sirve para manejar una presentación en un dispositivo a través de otro dispositivo, a modo de mando a distancia.

La función Keynote Remote comenzó como una aplicación independiente y de pago, posteriormente fue gratuita y a partir de 2014 dejó de estar en los estantes de la App Store para estar incluida de serie dentro de Keynote.

En realidad Keynote Remote es mucho más que un simple control remoto para pasar diapositivas para adelante y para atrás, pues combina las utilidades propias de la pantalla del presentador con la posibilidad de interactuar con la proyección mediante puntero y lápices de colores. En este video se muestra el uso de la función remote:

Conexión entre cacharros

La presentación corrida en un Mac se puede controlar desde un iPad o desde un iPhone; una presentación corrida desde un iPad se puede controlar desde un iPhone y viceversa.

¡Importantísimo! El ordenador Mac y el dispositivo iOS tienen que estar conectados a la misma red WiFi, pues en caso contrario no es posible enlazarlos. Ello es una limitación para el libre uso de esta función. En cambio, si se usan dos dispositivos con iOS no es obligatorio contar con una red WiFi, sino que pueden enlazarse a través de Bluetooth. El procedimiento para enlazar dos cacharros de Apple es el común para cualquier operación. En este link oficial de Apple se explica para el caso de Keynote.

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Capturas de pantalla de Keynote Remote en un iPhone. Izquierda: pantalla de inicio de Keynote con el icono para iniciar la función Remote (flecha). Centro: una vez enlazados los dispositivos aparece el botón de ‘play’ para iniciar la proyección. Derecho: en la pantalla del mando aparece la miniatura de la diapositiva proyectada, reloj y los iconos de herramientas.

Arrancar el Keynote Remote

Ya enlazados los dispositivos la primera vez las conexiones futuras son muy rápidas. Para ejecutar la función se abre la presentación en el dispositivo desde donde se proyectará y, en el iPhone o iPad, se abre la aplicación Keynote. En la pantalla de inicio del móvil se verá un iconito centrado en la parte superior con forma de telefonillo. Ese es el botón. Cuando se pulsa, arranca el enlazamiento entre los dispositivos.

A continuación aparece la notificación del correcto enlace y un gran botón verde de play en la pantalla del dispositivo móvil. Basta pinchar ese botón para que automáticamente se inicie la presentación a pantalla completa y pueda controlarse desde el móvil.

Las opciones de pantalla

La pantalla básica que tenemos en mano muestra la diapositiva en proyección y el reloj. Pero la interfaz es modificable a través de un botón de la esquina superior derecha que abre las opciones de disposición. Allí se escoge si en la pantalla móvil aparecerá la diapo actual, la diapo siguiente, la actual y la siguiente, la actual y las notas o la siguiente y las notas, a gusto del orador.

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Más capturas de Keynote Remote. Izquierda: opciones de interfaz del mando, para seleccionar diapositiva actual, siguiente y notas del orador. Centro: tocando en el borde izquierdo aparece la tira de miniaturas de las diapositivas y su numeración. Derecha: pantalla para seleccionar el puntero luminoso o los lápices de colores para trazar sobre la proyección.

Las opciones de interacción: puntero y dibujo

El primer icono de la esquina superior derecha, con forma de un lápiz y un trazo, sirve para entrar en la pantalla de interactividad. En ella solamente se muestra la diapositiva proyectada y, en la parte inferior, dos herramientas: el “puntero láser” simulado y el grupo de lápices de colores.

Si se tiene el puntero seleccionado basta con mantener el dedo sobre la pantalla para que aparezca el puntito rojo luminoso, que acompañará al dedo en su desplazamiento por la pantalla.

La selección de un lápiz de color sirve para hacer trazos en la proyección en tiempo real, cosa útil para señalar, subrayar o hacer pequeños dibujos o escritos. Si se desea hacer cosas más elaboradas, como esquemas o desarrollo de ecuaciones y fórmulas, es preferible usar el iPad como dispositivo de control y tirar de un lápiz táctil en vez del dedote.

Es sencillo salir y volver a entrar en la proyección, a través, respectivamente, del icono de “X” en la esquina superior derecha y del botón verde de play.

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Keynote permite abrir archivos .pptx sin mayor dificultad, conservando casi todas las características del fichero original, de modo que podemos utilizar el Keynote Remote para proyectar un PowerPoint a través de Keynote.

Existen aplicaciones de control remoto para PowerPoint y Android, pero son aplicaciones de terceros que hay que configurar, con diferentes prestaciones y algunas son de pago. El Keynote Remote es una función muy útil para el orador maquero, sin duda.

 

“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

 

Trucos para PowerPoint: complementos de Office

Las aplicaciones de la suite Microsoft Office tienen la posibilidad de añadir complementos (add-ins o plugins) desarrollados por terceros para cumplir funciones específicas o aumentar algunas capacidades de los programas originales.

Los complementos se manejan desde la pestaña “Insertar” del programa de Office, en la que aparecen los iconos “Mis complementos” y “Tienda”, donde se muestran y descargan los add-ins disponibles. Hay complementos genéricos para cualquier aplicación del Office, mientras que otros son específicos; así, para Word abundan las herramientas de traducción, diccionario o consultas web, para Excel las herramientas de cálculo y para PowerPoint los complementos gráficos y de interactividad.

Cómo conseguir los complementos

El modo más directo es dentro de la propia aplicación, como ya indicamos, a través del icono de “Tienda” de la pestaña “Insertar”, que abre una ventana con el catálogo de complementos. Lo mismo puede hacerse desde la web de la Tienda Office. La mayoría de estos complementos son gratuitos, pero otros son de pago o tienen versiones premium previa cuota. En la página de soporte de Office también ofrecen ayuda sobre la descarga y gestión de los complementos.

tienda complementos office

Interfaz de la Tienda de Complementos de Office dentro de PowerPoint, en la pestaña del menú “Insertar”. En “Mis complementos” se administran los add-ins descargados.

Otros plugins se pueden localizar directamente en las webs de sus desarrolladores e instalarse dentro de Office, gratiñán o paganini. En estos casos hay que tener las precauciones propias de cualquier descarga de software en cuanto a virus y malware.

Ejemplos de complementos para PowerPoint

Aquí solamente quiero mostrar algunos complementos para dar idea del tema; los complementos van cambiando, aparecen y desaparecen con el tiempo, además de funcionar mejor o peor según la versión de Office y el sistema operativo empleado.

Quizás los más útiles sean los add-ins que permiten incrustar marcos con contenido HTML5 o scripts para integrar con contenido online.

Visor Web es un complemento propio de Microsoft para colocar una ventana de navegación donde se muestra una página web completamente funcional.

Visor Web

Visor Web, complemento que permite ver páginas web y navegar por ellas desde una presentación.

Web Video Player permite incrustar videos desde YouTube o Vimeo para reproducirlos en una presentación sin necesidad de tenerlos dentro de la misma; eso sí, es obligado tener acceso a internet durante la presentación.

Web Video Player

El complemento Web Video Player sirve para proyectar un video de YouTube o Vimeo directamente desde internet sin salir de la presentación.

Hay diversas aplicaciones para hacer encuestas o votaciones durante una presentación, algunas pensadas para usuario único (por ejemplo como autoevaluación en una presentación interactiva de uso privado), otras para que vote un auditorio en tiempo real. Entre las primeras están los cuestionarios de MS Office, y entre las segundas los add-ins de Poll Everywhere, Live Survey o Ficus.io.

complemento de Poll Everywhere

El complemento de Poll Everywhere para PowerPoint sirve para realizar votaciones sobre preguntas planteadas al público, quien vota a través de sus móviles, por mensaje o por navegador.

Finalmente comento herramientas para introducir elementos gráficos, sean símbolos y caracteres especiales, fotografías (Shutterstock, Pexels, Pickit, con las limitaciones típicas de estos bancos de imágenes) o gráficos y mapas.

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Problemas con los complementos

Los inconvenientes son los esperables en el universo Microsoft: incompatibilidad según sistema operativo y versión del Office, fallos de funcionamiento en algún caso, abundancia de complementos mierders como bibliotecas de emoticonos y clip-art

Alguna aplicación, aun siendo gratuita, cobra por bajar contenido o por ampliar capacidades. Otras necesitan tener cuenta de usuario en la web del desarrollador.

Pues eso, de vez en cuando vale la pena echar un ojo por la tienda de complementos a ver si hay algo de utilidad para nuestras presentaciones.

“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

El gotero y la brocha: herramientas para formatear presentaciones

Un principio básico del diseño gráfico es el de repetición: debe haber una base uniforme de gama de colores, tipografías y otros elementos gráficos que den coherencia a la composición diseñada. En el caso de las presentaciones con diapositivas esto se refiere a usar un fondo común para las diapos, un estilo tipográfico constante a lo largo de la presentación y un trato similar para las imágenes o gráficos que se inserten. Esta uniformidad de base facilita destacar un elemento que interese cambiando su tamaño, color, alineación o tipo de letra.

Las plantillas de PowerPoint y Keynote facilitan la uniformidad gráfica de la presentación, pero fiar todo a la plantilla tiene sus problemas. Hay otras herramientas en estos programas que permiten dar formato a elementos gráficos con mucha facilidad, como el botón de gotero para copiar colores y el botón de la brocha para copiar toda la apariencia.

Seleccionar colores con el cuentagotas

En PowerPoint es una herramienta nueva, pero los usuarios de Keynote ya la disfrutaban de hace tiempo. El cuentagotas está presente en los programas profesionales de diseño gráfico y fotografía, pero ya sabemos que Microsoft siempre va una o dos décadas detrás en tales prestaciones.

La utilidad del gotero en los softwares de presentaciones es permitir la selección precisa de un determinado color presente en un elemento para aplicarlo a otro o para guardarlo en las muestras de color.

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La herramienta cuentagotas está en el desplegable de opciones de color dentro de “Relleno de forma”, “Contorno de forma” y “Color de texto” en PowerPoint 2016 para Windows (izquierda). En PowerPoint de Mac (derecha) el gotero está en la ventanas de “Colores”.

En PowerPoint 2016 para Windows (en versiones anteriores no existe) encontramos el cuentagotas al abrir los menús de color de relleno, color de contorno o color de texto. Con el objeto a colorear seleccionado se hace clic en el cuentagotas y se observa que el cursor cambia de flecha a gotero, después se hace clic sobre un área que tenga el color deseado y el objeto seleccionado tomará dicho tono.

En PowerPoint 2016 para Mac el proceso es menos directo, pues el cuentagotas no aparece en el menú desplegable de color de relleno, trazo o texto, sino se debe entrar en la opción “Más colores” que abre la ventana donde se administran las gamas y modos de color. Allí está encontraremos la herramienta cuentagotas.

cuentagotas powerpoint

Cómo usar el cuentagotas para seleccionar varios colores a partir de una imagen.

Además de copiar y pegar colores entre objetos de la diapositiva, el gotero puede usarse para crear conjuntos cromáticos a partir de fotografías u otras imágenes. Por ejemplo, si necesitamos que los colores de la presentación sigan la gama corporativa de una marca o logotipo, basta pegar el logotipo en la diapositiva y proceder a copiar sus distintos tonos con el cuentagotas. O usar la foto de un paisaje o ambiente que nos guste para inspirar el patrón de colores de nuestra presentación.

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La brochita que nadie usa  

borcha_office Se trata de una herramienta extremadamente útil y ahorradora de tiempo y de clics, pero curiosamente muchos usuarios no tienen presente su existencia. La brocha se ubica junto a los botones de copiar, pegar y cortar en la barra de herramientas. Su función es copiar todas las características de formato de un elemento seleccionado para aplicarlo a continuación en otro objeto. Es una herramienta clásica que lleva tiempo en Microsoft Office.

Por ejemplo, tenemos un rectángulo al que hemos dado un color o textura de fondo, un contorno de color y grosor determinado, y que contiene un texto con cierta fuente y color. Ahora insertamos un círculo que viene con el formato predeterminado de la plantilla pero que deseamos igualar a la figura anterior. Basta seleccionar el primer rectángulo, clicar en la brocha y después pinchar sobre el círculo, el cual hereda todas las características de formato de forma y texto. La brocha también contagia el formato incluso en palabras sueltas dentro de un texto.

brocha ppt

Explicación del uso de la herramienta brocha para copiar y pegar el formato de un elemento gráfico.

La maniobra anterior solamente permite copiar y pegar formato una sola vez, pero si nos interesa copiar el mismo formato en varios elementos, incluso en varias diapositivas a lo largo de la presentación, basta con hacer doble clic sobre el botón de la brocha y después ir pinchando sobre todos aquellos objetos a los que se desee dar el formato. Esto ahorra mucho tiempo de trabajo y evade el cepo del aspecto por defecto de la plantilla de PowerPoint. La brocha también está disponible en Word y Excel.

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Haciendo doble clic en icono de la brocha se mantiene el formato cargado para pegarlo múltiples veces.

Una sola herramienta en Keynote

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Cuentagotas de Keynote: el de la izquierda copia el formato y el de la derecha lo pega en el elemento seleccionado.

Mientras en Office hay herramientas separadas de copia de formatos, en Keynote solamente hay un cuentagotas, pero utilísimo. En realidad son dos cuentagotas que están en la barra de herramientas, una para cargar el formato que se desea copiar y otro para aplicar dicho formato todas las veces que se quiera a lo largo de la presentación, ya que la herramienta almacena las características de formato cargadas y las mantiene disponibles en tanto no seleccione otro formato para copiar.

El gotero puramente cromático está dentro de la ventana de opciones de color y funciona del mismo modo que en PowerPoint para Mac.

Las plantillas de estos programas de presentaciones son, en general, rígidas y con más ruido gráfico de lo necesario. Por ello conviene personalizar el diseño para hacerlo más adecuado al tipo de presentación. Me parece mucho mejor formatear manualmente y después replicar los formatos con la herramienta de brocha/cuentagotas en vez de usar chuminadas tipo Word Art o Smart Art.

Ceterum censeo “Podemus” esse delenda