Trucos para PowerPoint: marcadores de vídeo

He aquí uno de esos botones que suelen pasar desapercibidos dentro de los menús de comandos de PowerPoint: “Agregar marcador”, en la pestaña de Reproducción de video. Los marcadores son señales que se colocan en la línea de tiempo de un video para localizar momentos específicos con rapidez y facilidad.

Supongamos que en una presentación incluimos un video largo pero que no se va a mostrar completo, sino solo fragmentos del mismo. Una opción perfecta es editar el video en un programa adecuado (desde el pedestre Windows Movie Maker hasta los profesionales Adobe Premiere Pro, Pinnacle Studio o Final Cut, pasando por iMovie o Filmora, por poner unos ejemplos). Así, cada segmento de interés se podrá colocar en su diapositiva con la seguridad de controlar su contenido y duración. Pero ello requiere trabajo y no todos tienen el software, los conocimientos técnicos o el tiempo para editar videos.

El propio PowerPoint ofrece la posibilidad de recortar parte del video, al principio o al final; el problema es cuando se quieren sacar fragmentos del medio.

Lo que suele suceder en estos casos, cuando el conferenciante es persona descuidada, es que el video acaba proyectado entero y aburriendo al personal. O que el presentador comienza a adelantar y a retrasar manualmente el video a la caza de los segmentos de interés, que con suerte serán encontrados. Aquí es cuando interesa utilizar los marcadores de video.

marcadores de video en powerpoint

Los comandos para insertar marcadores de video están en la pestaña “Reproducir” (1). En la línea de tiempo se determina el punto donde quiere señalarse mediante un marcador (2) y se pulsa el botón “Agregar marcador” (3). Los marcadores aparecen como círculos en la linea de tiempo.

Cómo introducir marcadores de video

Lo primero, obviamente, es tener el archivo de video insertado en la diapositiva y comprobar que funciona correctamente. Lo siguiente es reproducir el video dentro de la diapo y detenerlo en el momento que interesa. En la pestaña “Reproducir” de los menús de video está el botón “Agregar marcador”; al pulsarlo veremos que aparece un circulito en la línea de tiempo justo en el fotograma seleccionado: ese es el marcador. Se pueden introducir tantos marcadores como sea necesario. Para eliminar un marcador basta con seleccionarlo y pulsar el botón “Quitar marcador” de la barra de herramientas.

Los marcadores en acción

Se podrán usar los marcadores dentro de la línea de tiempo cuando la diapositiva esté proyectada a pantalla completa y se reproduzca el video. Para que la línea de tiempo aparezca hay que pasar el cursor sobre el área del vídeo. Serán visibles los círculos de los marcadores y bastará con pulsar sobre un marcador para saltar al segmento del video que interesa mostrar. Así de fácil y limpio.

Marcadores de audio

Todo lo explicado antes se aplica exactamente igual con los archivos de audio insertados en una diapositiva. Se pueden añadir marcadores en la línea de tiempo y después buscarse durante la presentación. No es muy frecuente meter pistas de audio en conferencias científicas, pero está bien conocer este truco.

Imagino que en una conferencia musicológica donde se analice una composición puede ser sumamente útil marcar puntos en la pista de sonido.

Precauciones con el uso de marcadores

Demos por sentadas las precauciones comunes para los archivos multimedia dentro de PowerPoint: que el ordenador desde donde se presente cuente con los códecs para reproducir el video, que el archivo de audio/video esté incrustado dentro del fichero de PowerPoint —o si no está incrustado, que esté correctamente enlazado con una ruta de acceso concisa—, que el tamaño y las proporciones sean correctas y, muy especialmente, probar con antelación el buen funcionamiento de la proyección in situ.

La única precaución que concierne a los marcadores es que el orador debe poder maniobrar en la pantalla mediante ratón, trackpad, mando con cursor incluido o pantalla táctil. Si se encuentra con esos atriles que únicamente tienen un cacharro con dos botones para adelante y atrás resultará muy incómodo para el ponente pedir verbalmente a los chicuelos de audiovisuales que le pinchen en tal o cual marcador, si es que se enteran de qué va el tema.

Los marcadores de video están disponibles en PowerPoint tanto de PC (al menos desde la versión 2007) como de Mac. En Keynote no he encontrado una herramienta similar.

En resumen, los marcadores son una herramienta muy práctica para señalar puntos concretos dentro de un video o pista de audio sin necesidad de editar el archivo multimedia.

Por cierto, ¿aún no has leído el ebook Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina? ¡Anda, y así esperas que te salgan bien las charlas! Si es que…

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“Ceterum censeo Podemus esse delenda”

 

Keynote Remote, el mando a distancia del iPhone

Keynote es un excelente programa de presentaciones, pero en nuestro medio es de uso minoritario en comparación con el omnipresente PowerPoint. Incluso los poseedores de Mac utilizan PowerPoint para evitarse líos cuando toca compartir presentaciones en otros ordenadores, aunque actualmente hay una compatibilidad bastante buena para exportar los ficheros .key como .pptx.

Una de las grandes ventajas de Keynote es la sincronización y el trabajo conjunto entre dispositivos Mac, iPad y iPhone. En este sentido vamos a comentar la herramienta Keynote Remote, incluida en la aplicación Keynote y que sirve para manejar una presentación en un dispositivo a través de otro dispositivo, a modo de mando a distancia.

La función Keynote Remote comenzó como una aplicación independiente y de pago, posteriormente fue gratuita y a partir de 2014 dejó de estar en los estantes de la App Store para estar incluida de serie dentro de Keynote.

En realidad Keynote Remote es mucho más que un simple control remoto para pasar diapositivas para adelante y para atrás, pues combina las utilidades propias de la pantalla del presentador con la posibilidad de interactuar con la proyección mediante puntero y lápices de colores. En este video se muestra el uso de la función remote:

Conexión entre cacharros

La presentación corrida en un Mac se puede controlar desde un iPad o desde un iPhone; una presentación corrida desde un iPad se puede controlar desde un iPhone y viceversa.

¡Importantísimo! El ordenador Mac y el dispositivo iOS tienen que estar conectados a la misma red WiFi, pues en caso contrario no es posible enlazarlos. Ello es una limitación para el libre uso de esta función. En cambio, si se usan dos dispositivos con iOS no es obligatorio contar con una red WiFi, sino que pueden enlazarse a través de Bluetooth. El procedimiento para enlazar dos cacharros de Apple es el común para cualquier operación. En este link oficial de Apple se explica para el caso de Keynote.

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Capturas de pantalla de Keynote Remote en un iPhone. Izquierda: pantalla de inicio de Keynote con el icono para iniciar la función Remote (flecha). Centro: una vez enlazados los dispositivos aparece el botón de ‘play’ para iniciar la proyección. Derecho: en la pantalla del mando aparece la miniatura de la diapositiva proyectada, reloj y los iconos de herramientas.

Arrancar el Keynote Remote

Ya enlazados los dispositivos la primera vez las conexiones futuras son muy rápidas. Para ejecutar la función se abre la presentación en el dispositivo desde donde se proyectará y, en el iPhone o iPad, se abre la aplicación Keynote. En la pantalla de inicio del móvil se verá un iconito centrado en la parte superior con forma de telefonillo. Ese es el botón. Cuando se pulsa, arranca el enlazamiento entre los dispositivos.

A continuación aparece la notificación del correcto enlace y un gran botón verde de play en la pantalla del dispositivo móvil. Basta pinchar ese botón para que automáticamente se inicie la presentación a pantalla completa y pueda controlarse desde el móvil.

Las opciones de pantalla

La pantalla básica que tenemos en mano muestra la diapositiva en proyección y el reloj. Pero la interfaz es modificable a través de un botón de la esquina superior derecha que abre las opciones de disposición. Allí se escoge si en la pantalla móvil aparecerá la diapo actual, la diapo siguiente, la actual y la siguiente, la actual y las notas o la siguiente y las notas, a gusto del orador.

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Más capturas de Keynote Remote. Izquierda: opciones de interfaz del mando, para seleccionar diapositiva actual, siguiente y notas del orador. Centro: tocando en el borde izquierdo aparece la tira de miniaturas de las diapositivas y su numeración. Derecha: pantalla para seleccionar el puntero luminoso o los lápices de colores para trazar sobre la proyección.

Las opciones de interacción: puntero y dibujo

El primer icono de la esquina superior derecha, con forma de un lápiz y un trazo, sirve para entrar en la pantalla de interactividad. En ella solamente se muestra la diapositiva proyectada y, en la parte inferior, dos herramientas: el “puntero láser” simulado y el grupo de lápices de colores.

Si se tiene el puntero seleccionado basta con mantener el dedo sobre la pantalla para que aparezca el puntito rojo luminoso, que acompañará al dedo en su desplazamiento por la pantalla.

La selección de un lápiz de color sirve para hacer trazos en la proyección en tiempo real, cosa útil para señalar, subrayar o hacer pequeños dibujos o escritos. Si se desea hacer cosas más elaboradas, como esquemas o desarrollo de ecuaciones y fórmulas, es preferible usar el iPad como dispositivo de control y tirar de un lápiz táctil en vez del dedote.

Es sencillo salir y volver a entrar en la proyección, a través, respectivamente, del icono de “X” en la esquina superior derecha y del botón verde de play.

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Keynote permite abrir archivos .pptx sin mayor dificultad, conservando casi todas las características del fichero original, de modo que podemos utilizar el Keynote Remote para proyectar un PowerPoint a través de Keynote.

Existen aplicaciones de control remoto para PowerPoint y Android, pero son aplicaciones de terceros que hay que configurar, con diferentes prestaciones y algunas son de pago. El Keynote Remote es una función muy útil para el orador maquero, sin duda.

 

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Trucos para PowerPoint: complementos de Office

Las aplicaciones de la suite Microsoft Office tienen la posibilidad de añadir complementos (add-ins o plugins) desarrollados por terceros para cumplir funciones específicas o aumentar algunas capacidades de los programas originales.

Los complementos se manejan desde la pestaña “Insertar” del programa de Office, en la que aparecen los iconos “Mis complementos” y “Tienda”, donde se muestran y descargan los add-ins disponibles. Hay complementos genéricos para cualquier aplicación del Office, mientras que otros son específicos; así, para Word abundan las herramientas de traducción, diccionario o consultas web, para Excel las herramientas de cálculo y para PowerPoint los complementos gráficos y de interactividad.

Cómo conseguir los complementos

El modo más directo es dentro de la propia aplicación, como ya indicamos, a través del icono de “Tienda” de la pestaña “Insertar”, que abre una ventana con el catálogo de complementos. Lo mismo puede hacerse desde la web de la Tienda Office. La mayoría de estos complementos son gratuitos, pero otros son de pago o tienen versiones premium previa cuota. En la página de soporte de Office también ofrecen ayuda sobre la descarga y gestión de los complementos.

tienda complementos office

Interfaz de la Tienda de Complementos de Office dentro de PowerPoint, en la pestaña del menú “Insertar”. En “Mis complementos” se administran los add-ins descargados.

Otros plugins se pueden localizar directamente en las webs de sus desarrolladores e instalarse dentro de Office, gratiñán o paganini. En estos casos hay que tener las precauciones propias de cualquier descarga de software en cuanto a virus y malware.

Ejemplos de complementos para PowerPoint

Aquí solamente quiero mostrar algunos complementos para dar idea del tema; los complementos van cambiando, aparecen y desaparecen con el tiempo, además de funcionar mejor o peor según la versión de Office y el sistema operativo empleado.

Quizás los más útiles sean los add-ins que permiten incrustar marcos con contenido HTML5 o scripts para integrar con contenido online.

Visor Web es un complemento propio de Microsoft para colocar una ventana de navegación donde se muestra una página web completamente funcional.

Visor Web

Visor Web, complemento que permite ver páginas web y navegar por ellas desde una presentación.

Web Video Player permite incrustar videos desde YouTube o Vimeo para reproducirlos en una presentación sin necesidad de tenerlos dentro de la misma; eso sí, es obligado tener acceso a internet durante la presentación.

Web Video Player

El complemento Web Video Player sirve para proyectar un video de YouTube o Vimeo directamente desde internet sin salir de la presentación.

Hay diversas aplicaciones para hacer encuestas o votaciones durante una presentación, algunas pensadas para usuario único (por ejemplo como autoevaluación en una presentación interactiva de uso privado), otras para que vote un auditorio en tiempo real. Entre las primeras están los cuestionarios de MS Office, y entre las segundas los add-ins de Poll Everywhere, Live Survey o Ficus.io.

complemento de Poll Everywhere

El complemento de Poll Everywhere para PowerPoint sirve para realizar votaciones sobre preguntas planteadas al público, quien vota a través de sus móviles, por mensaje o por navegador.

Finalmente comento herramientas para introducir elementos gráficos, sean símbolos y caracteres especiales, fotografías (Shutterstock, Pexels, Pickit, con las limitaciones típicas de estos bancos de imágenes) o gráficos y mapas.

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Problemas con los complementos

Los inconvenientes son los esperables en el universo Microsoft: incompatibilidad según sistema operativo y versión del Office, fallos de funcionamiento en algún caso, abundancia de complementos mierders como bibliotecas de emoticonos y clip-art

Alguna aplicación, aun siendo gratuita, cobra por bajar contenido o por ampliar capacidades. Otras necesitan tener cuenta de usuario en la web del desarrollador.

Pues eso, de vez en cuando vale la pena echar un ojo por la tienda de complementos a ver si hay algo de utilidad para nuestras presentaciones.

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El gotero y la brocha: herramientas para formatear presentaciones

Un principio básico del diseño gráfico es el de repetición: debe haber una base uniforme de gama de colores, tipografías y otros elementos gráficos que den coherencia a la composición diseñada. En el caso de las presentaciones con diapositivas esto se refiere a usar un fondo común para las diapos, un estilo tipográfico constante a lo largo de la presentación y un trato similar para las imágenes o gráficos que se inserten. Esta uniformidad de base facilita destacar un elemento que interese cambiando su tamaño, color, alineación o tipo de letra.

Las plantillas de PowerPoint y Keynote facilitan la uniformidad gráfica de la presentación, pero fiar todo a la plantilla tiene sus problemas. Hay otras herramientas en estos programas que permiten dar formato a elementos gráficos con mucha facilidad, como el botón de gotero para copiar colores y el botón de la brocha para copiar toda la apariencia.

Seleccionar colores con el cuentagotas

En PowerPoint es una herramienta nueva, pero los usuarios de Keynote ya la disfrutaban de hace tiempo. El cuentagotas está presente en los programas profesionales de diseño gráfico y fotografía, pero ya sabemos que Microsoft siempre va una o dos décadas detrás en tales prestaciones.

La utilidad del gotero en los softwares de presentaciones es permitir la selección precisa de un determinado color presente en un elemento para aplicarlo a otro o para guardarlo en las muestras de color.

cuentagotas_pptx

La herramienta cuentagotas está en el desplegable de opciones de color dentro de “Relleno de forma”, “Contorno de forma” y “Color de texto” en PowerPoint 2016 para Windows (izquierda). En PowerPoint de Mac (derecha) el gotero está en la ventanas de “Colores”.

En PowerPoint 2016 para Windows (en versiones anteriores no existe) encontramos el cuentagotas al abrir los menús de color de relleno, color de contorno o color de texto. Con el objeto a colorear seleccionado se hace clic en el cuentagotas y se observa que el cursor cambia de flecha a gotero, después se hace clic sobre un área que tenga el color deseado y el objeto seleccionado tomará dicho tono.

En PowerPoint 2016 para Mac el proceso es menos directo, pues el cuentagotas no aparece en el menú desplegable de color de relleno, trazo o texto, sino se debe entrar en la opción “Más colores” que abre la ventana donde se administran las gamas y modos de color. Allí está encontraremos la herramienta cuentagotas.

cuentagotas powerpoint

Cómo usar el cuentagotas para seleccionar varios colores a partir de una imagen.

Además de copiar y pegar colores entre objetos de la diapositiva, el gotero puede usarse para crear conjuntos cromáticos a partir de fotografías u otras imágenes. Por ejemplo, si necesitamos que los colores de la presentación sigan la gama corporativa de una marca o logotipo, basta pegar el logotipo en la diapositiva y proceder a copiar sus distintos tonos con el cuentagotas. O usar la foto de un paisaje o ambiente que nos guste para inspirar el patrón de colores de nuestra presentación.

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La brochita que nadie usa  

borcha_office Se trata de una herramienta extremadamente útil y ahorradora de tiempo y de clics, pero curiosamente muchos usuarios no tienen presente su existencia. La brocha se ubica junto a los botones de copiar, pegar y cortar en la barra de herramientas. Su función es copiar todas las características de formato de un elemento seleccionado para aplicarlo a continuación en otro objeto. Es una herramienta clásica que lleva tiempo en Microsoft Office.

Por ejemplo, tenemos un rectángulo al que hemos dado un color o textura de fondo, un contorno de color y grosor determinado, y que contiene un texto con cierta fuente y color. Ahora insertamos un círculo que viene con el formato predeterminado de la plantilla pero que deseamos igualar a la figura anterior. Basta seleccionar el primer rectángulo, clicar en la brocha y después pinchar sobre el círculo, el cual hereda todas las características de formato de forma y texto. La brocha también contagia el formato incluso en palabras sueltas dentro de un texto.

brocha ppt

Explicación del uso de la herramienta brocha para copiar y pegar el formato de un elemento gráfico.

La maniobra anterior solamente permite copiar y pegar formato una sola vez, pero si nos interesa copiar el mismo formato en varios elementos, incluso en varias diapositivas a lo largo de la presentación, basta con hacer doble clic sobre el botón de la brocha y después ir pinchando sobre todos aquellos objetos a los que se desee dar el formato. Esto ahorra mucho tiempo de trabajo y evade el cepo del aspecto por defecto de la plantilla de PowerPoint. La brocha también está disponible en Word y Excel.

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Haciendo doble clic en icono de la brocha se mantiene el formato cargado para pegarlo múltiples veces.

Una sola herramienta en Keynote

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Cuentagotas de Keynote: el de la izquierda copia el formato y el de la derecha lo pega en el elemento seleccionado.

Mientras en Office hay herramientas separadas de copia de formatos, en Keynote solamente hay un cuentagotas, pero utilísimo. En realidad son dos cuentagotas que están en la barra de herramientas, una para cargar el formato que se desea copiar y otro para aplicar dicho formato todas las veces que se quiera a lo largo de la presentación, ya que la herramienta almacena las características de formato cargadas y las mantiene disponibles en tanto no seleccione otro formato para copiar.

El gotero puramente cromático está dentro de la ventana de opciones de color y funciona del mismo modo que en PowerPoint para Mac.

Las plantillas de estos programas de presentaciones son, en general, rígidas y con más ruido gráfico de lo necesario. Por ello conviene personalizar el diseño para hacerlo más adecuado al tipo de presentación. Me parece mucho mejor formatear manualmente y después replicar los formatos con la herramienta de brocha/cuentagotas en vez de usar chuminadas tipo Word Art o Smart Art.

Ceterum censeo “Podemus” esse delenda

Cómo reducir el tamaño de un archivo de PowerPoint

Y también de Keynote.

Cuando se realiza una presentación con mucho multimedia se puede terminar con un fichero muy pesado que dé problemas de saturación de memoria al correr el programa, en especial si se lee desde una memoria externa, o que tarde mucho para subir y bajar de la nube.

Hay trucos para aligerar los MB del archivo de diapositivas sin mermar su calidad. El mayor peso de un PowerPoint está en las imágenes y en los vídeos, de forma que allí es donde más podremos rascar.

Comprimir imágenes

Siempre comento que deben emplearse fotografías de máxima calidad y en pantalla completa, si es posible, pero a veces la resolución de la imagen excede lo necesario para el fin de la proyección. Esos pixeles sobrantes no aportan mayor calidad sino más peso al archivo.

Otro tanto pasa cuando se ha usado la herramienta Recortar para seleccionar parte de una foto o encuadrarla. PowerPoint mantiene los datos de la figura original para que el usuario pueda reeditarla más adelante. Si no se prevé realizar ningún cambio posterior esos pixeles ocultos aumentan el peso del archivo.

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La herramienta “Comprimir imágenes” resuelve ambas circunstancias. Dicha herramienta está en la pestaña Formato de imagen de PowerPoint. Aquí se ajusta la resolución real de las figuras dentro de la presentación entre 96, 150, 220 y 330 dpi. La resolución normal de pantalla es de 72 dpi, pero los dispositivos de alta resolución (como pantallas retina)  tienen doble densidad de pixeles, por lo que recomiendo escoger 150 dpi. Aquellas fotos que excedan esta resolución serán rebajadas de peso. Hay una casilla para que los cambios se apliquen a todas las fotos de la presentación y otra para eliminar las áreas recortadas.

Con esta prestación he podido reducir, por ejemplo, un fichero de 146 MB a sólo 38 MB, claro que la compresión dependerá de la cantidad y calidad de las imágenes incluidas.

comprimir imagenes en

Menú para comprimir imágenes en PowerPoint de PC. Vemos las opciones para aplicar a una o a todas las imágenes del archivo y descartar las partes recortadas de las fotos, y abajo la elección de la resolución.

comprimir imagenes mac

Menú para comprimir imágenes en PowerPoint de Mac. Tiene las mismas opciones que en Windows pero con distinta apariencia.

El peso de los vídeos

Los vídeos insertados en PowerPoint quedan incrustados dentro del archivo, por lo que el peso de cada vídeo se suma al total de la presentación. Esta es la configuración preestablecida de inserción de vídeos, muy adecuada para que no se nos olvide llevar los archivos de vídeo junto con el .pptx y que no se puedan ver a la hora de la performance.

Pero si el tamaño final del archivo resulta enorme debido a los vídeos es posible modificar la incrustación de los mismos mediante dos posibilidades:

  • No incrustar sino enlazar el vídeo, como ocurría en versiones previas de PowerPoint. Para ello se deben abrir las opciones en la ventana de insertar película: en Mac hay un botón en la esquina inferior izquierda de la ventana que pone Opciones y en Windows un desplegable en la propia tecla de Insertar, y allí se selecciona “Vincular a archivo”. La opción de vincular también está disponible para imágenes, pero ello no tiene demasiada relevancia. Aunque el vídeo no esté incrustado en el .pptx sino solo enlazado, el programa debe cargarlo en el búfer de memoria, de manera que vídeos muy pesados pueden causar lentitud durante la presentación.
enlazarvideowindows

Pestaña para enlazar un vídeo en lugar de incrustarlo en el archivo PowerPoint, versión de Windows.

enlazarmediamac

En PowerPoint de Mac hay que marcar la tecla de Opciones antes de insertar el vídeo (parte superior de la figura) y marcar la casilla de “Vincular a archivo”. Lo mismo puede hacerse con las fotos (parte inferior de la figura) si no deseamos incrustarlas sino enlazarlas al PowerPoint.

  • Reproducir los vídeos fuera del PowerPoint mediante un reproductor cualquiera: Windows Media, QuickTime, Real Player, VLC, etc. Para ello lo más práctico es insertar un hipervínculo en algún elemento de la diapositiva (un texto o figura, por ejemplo) que al pulsar con el cursor abra el reproductor y comience a correr la película. Una vez finalizada la reproducción cerramos el reproductor y de inmediato volvemos a la proyección de PowerPoint. Este truco de tener un vínculo para reproducción externa siempre va bien tenerlo, aunque los vídeos estén incrustados, pues si hay algún fallo en la proyección podemos recurrir rápidamente a la reproducción externa sin tener que salir de PowerPoint y ponerse a buscar el vídeo en alguna carpeta del ordenador. También es útil cuando el recurso multimedia está en internet.
vincularvideo

Para reproducir un vídeo fuera de PowerPoint, sea de un archivo de vídeo o de una fuente web, se coloca un hipervínculo en la diapositiva. Al clicar en él se abre el recurso externo.

Para los usuarios de Keynote

En Keynote hay una opción para optimizar de un plumazo fotos y vídeos de manera que ocupen menos espacio: en la pestaña Archivo > Avanzado > Reducir tamaño de archivo. Es una herramienta práctica pero que no deja escoger resoluciones ni qué imágenes optimizar. Si ya los multimedia tienen la calidad que Keynote considera adecuada nos saldrá un aviso de que no es posible reducir el tamaño de la presentación. En el mismo menú hay un comando para adecuar los vídeos para su reproducción en iOS. Keynote incrusta los vídeos en el archivo .key y no he visto ninguna opción para enlazarlos en vez de incrustarlos.

reducir archivo keynote

En Keynote hay la posibilidad de ajustar automáticamente la calidad de imágenes y vídeos a su menor resolución óptima mediante el comando “Reducir tamaño de vídeo” en el menú Archivo.

A fin de cuentas, estos trucos no son necesarios en la inmensa mayoría de las presentaciones, pero conviene saberlos para esos casos donde las fotos de gran calidad abundan.

 

La Relatividad, el Tiempo y las presentaciones

Justo ahora celebramos un siglo de aquel noviembre de 1915 cuando Albert Einstein hizo pública su teoría de la relatividad general en Berlín. Diez años antes había soltado su rompedora teoría de la relatividad especial, donde planteaba la dilatación o contracción del tiempo en relación con la velocidad de desplazamiento y la posición del observador. En la relatividad general añadió el efecto de la gravedad y la deformación del espacio-tiempo. En definitiva, el tiempo no es un flujo constante, sino que su paso es variable de acuerdo con las condiciones de observación.

Las teorías de Einstein son una de las cúspides intelectuales de la genialidad humana. Es una de esas cosas que pocos entienden pero todos mencionamos para hecernos los interesantes. A los de a pie nos suena irreal eso de que el tiempo pueda ir más rápido o más lento pues la experiencia cotidiana nos indica lo contrario: los relojes deben ir todos al mismo paso.

Y sin embargo, cuando se trata de cuantificar subjetivamente el tiempo somos bastante desastre. “Llego en cinco minutos”, “en un segundo estoy contigo”, “la reforma del baño estará en una semana”… ¡Mentiras! Porque no llega en 5 sino en 30 minutos, te deja esperando un buen rato mientras manda unos whatsapps y el puto paleta te tiene sin baño dos meses.

Esta incapacidad universal para ajustar las actividades a períodos de tiempo determinados es una de las peores y más frecuentes rémoras cuando se planifican presentaciones y se organizan congresos científicos.

No cabe más de lo que puede caber

Hay que considerar el tiempo como un recipiente. Si te asignan 15 minutos para hacer una conferencia es imposible incluir más material que el que cabe en ese tiempo. ¿Quieres meter un litro de agua en una taza? A ver quién es el genio que puede hacerlo; pues lo mismo con las presentaciones. Pretender incluir más de lo que cabe lleva a dos perniciosas circunstancias: hablar atropelladamente rápido y desbordar el tiempo inmisericordemente.

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En la duración asignada para una presentación sólo cabe un contenido limitado. El orador debe ajustar el contenido para no sobrepasar el tiempo previsto, o mejor aún, para ocupar un 80-85% del mismo.

Respete a los demás ponentes

Cuando participamos en un simposio no somos los únicos invitados, uno no es la única estrella o vedette que subirá al escenario. Por tanto, acaparar más tiempo del asignado es una gravísima falta de respeto a los demás oradores, a los organizadores y a los asistentes.

¿Piensas que lo tuyo es más importante que los temas de los demás? ¿Consideras que ya que dedicas docenas de horas a preparar tu charla tienes el derecho de perorar hasta que quieras? ¿Dices que ya que te hacen tomar un avión y cerrar tu consulta –perdiendo dinero– nadie puede cortarte tu conferencia? ¿Te sientes agraviado si te hacen señas para finalizar? Pues en todos estos casos el problema es exclusivamente tuyo, mal orador, no de los demás.

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El tiempo se suma por aritmética simple

Supongamos un evento con tres conferencias de igual tiempo asignado A, B y C, cuya duración total es de 30 minutos. El ponente A tenía 10 minutos pero habla durante 15, bueno no pasa nada, solo fueron 5 minutitos… ¡mentira! El ponente A se ha tomado 50% más del tiempo asignado, ¡abusador! Ya tenemos (A+5) + B + C = 30. El ponente B habla en 12 minutos (y porque le llamaron la atención para que cortara), con lo que alargó un 20% más del tiempo esperado. Ahora (A+5) + (B+2) + C = 30. Los dos primeros ponentes han consumido 7 minutos de los 10 que teóricamente tiene el ponente C. ¿Debe el ponente C reducirse a dar su charla en sólo 3 minutos? ¿Hablar sus 10 minutos programados alargando el programa? ¿O ya que hay despiporre hablar lo que le venga en gana, de perdidos al río?

Cada minuto que se prolongue una charla se paga más adelante. Los retrasos se van sumando. El resultado es que se quita tiempo a otras partes del evento o al sacrosanto café y que al final nunca los congresos acaban a su hora.

Calcule un 80% del tiempo asignado

Para evitar ser de los pelmazos que no respetan el tiempo se recomienda planificar la presentación para que ocupe no más del 80-85% del tiempo. Así, una conferencia de 30 minutos debería hacerse en 25, una de 15 minutos ajustarse a 12 y una de 10 en 8 minutos. Esos minutos extra son un colchón por si hay interrupciones, fallos técnicos o retraso de otros ponentes menos considerados.

El ensayo reiterado de la charla es otra herramienta imprescindible para controlar el tiempo de exposición.

Versión 2

Las excelentísimas doctoras Marta Calatayud y Estrella Fernández, poniendo cara de circunstancia mientras un ponente se columpiaba durante el pasado Simposio Oculosurf. Por cierto, un simposio bastante ajustado al tiempo, excepto un par de sobresaltos.

Recomendaciones para los organizadores de eventos

Parece mentira, pero salimos satisfechos de un simposio si éste apenas se ha alargado media hora de lo programado. Es raro que un evento vaya a su hora precisa y en cambio es común que la cosa se prolongue una hora o más, a pesar del público hastiado que va abandonando la sala.

Me permito aportar algunas observaciones para quienes se animen a organizar eventos científicos:

  • Evitar la proliferación de microcharlas: un error frecuente cuando se organiza un evento es querer abarcar todos los temas e invitar a todo el mundo, con lo que se obtiene un programa muy largo y plagado de minipresentaciones de 5 o 10 minutos. Mientras más ponentes haya y más cortas sean las conferencias es más factible que se descontrole el tiempo del evento. Planee un programa realizable, no un menú degustación de ElBulli.
  • El colchón del tiempo de discusión: un truco para amortiguar los desequilibrios temporales es contar con suficiente tiempo para preguntas y discusión al final de los bloques de conferencias. Los contenidos de la discusión son muy elásticos y pueden adaptarse a lo que quede de tiempo tras retrasos, incidencias y ponentes pelmazos sin sacrificar las siguientes partes del evento.
  • Advertir claramente a los ponentes: es imprescindible que el organizador especifique claramente y con antelación la duración de la conferencia asignada al ponente, así como recordarle que se será implacable con el control temporal. En serio.
  • No tener miedo de cortar: a los encargados de las mesas les suele resultar incomodísimo llamar la atención a un ponente que se desborda de tiempo. Se le deja seguir a ver si con suerte no se alarga mucho. Pues no, el ponente sabe de antemano cuánto tiempo tiene y si se prolonga es su culpa, así que no debe haber clemencia con el infractor. Ponerle un cronómetro visible para que siga su propio tiempo, darle preaviso cuando falte 5, 2 o un minuto, y finalmente conminarlo a que finalice su perorata. Encender las luces, apagar el micrófono o el proyector, abrir una trampilla en el suelo o usar un rayo desintegrador, lo que haga falta.
  • La figura del “regidor”: en el mundo de la televisión y el teatro existe la figura del regidor, encargado de dar entrada y salida a los personajes y bloques de contenido, controlar los tiempos, pausas, etc. El regidor basa su actuación en una escaleta, suerte de guion o cronograma donde se especifica el tiempo de inicio y finalización de cada segmento. En los simposios debería existir esta figura y ser el encargado de cuidar el preciso cumplimiento temporal y coordinar la secuencia fluida de conferencias. Sobre regidores y escaletas haré un post en el futuro.

No solo pasa en congresos

Podría ser que quienes peor calculemos el tiempo (aparte de los albañiles y contratistas de obra) seamos los médicos. Los retrasos y las demoras son hecho cotidiano en las consultas médicas y los quirófanos. La presión asistencial obliga a que se programen más pacientes de lo que la aritmética permite incluir en el horario. Si necesito 15 minutos por paciente (ya que para eso soy ultraespecialista y veo cosas complejas) y tengo 5 horas de consulta, ¿cuánto es el máximo de pacientes que caben? ¡Sí, 20 personas a lo sumo! Entonces ¿por qué acabo con un listado de 32 pacientes? Eso no les cabe en la cabezota a los encargados de programación. En el hospital donde hice el MIR los listados fácilmente pasaban de 60 y podía haber varias personas citadas a la misma hora. ¡Genios de la gestión sanitaria!

En los quirófanos de las clínicas se da un fenómeno similar, según el cual se subestiman los tiempos quirúrgicos y el cirujano programa más de lo que cabe, con lo que invade el horario del siguiente cirujano (que suelo ser yo, joder) haciendo que comience media hora o una hora más tarde y se le vaya a la porra todo el horario del día al pobre inocente.

Aunque el tiempo pueda dilatarse y contraerse según la teoría relativista eso no ocurre cuando estamos a una aceleración gravitatoria constante e igual para todos y unas velocidades muy pero que muy inferiores a la de la luz. Así que en un simposio, una conferencia, una consulta o un quirófano solo cabe lo que cabe, poner más es desbordar y joder al que viene detrás.

Trucos para PowerPoint: segmentación de presentaciones

La gran mayoría de las presentaciones técnicas-científicas son de corta duración y se bastan con un archivo de PowerPoint pequeño –y como cada vez más obligan a hacer nanopresentaciones, acabaremos proyectando haikus o quizás emoticonos, y con prisa–.

Pero ¿qué pasa cuando toca dar una larga conferencia, una tesis doctoral o un curso de más de una hora con muchas diapositivas? El resultado puede ser un fichero muy grande donde el autor quizás se extravíe entre tantas diapos a la hora de localizar un punto concreto.

Para manejar estas macro-presentaciones existen varias opciones, como parcelar en secciones las diapositivas dentro del propio archivo o dividir la presentación en varios archivos enlazados.

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Cómo hacer secciones dentro de PowerPoint

Este sencillo truco realmente ayuda mucho a tener organizadas las diapos dentro de la presentación. Las secciones se pueden crear y manipular tanto desde la tira de miniaturas del lado izquierdo de la pantalla como dentro de la vista de clasificador de diapositivas.

Para introducir una sección nueva basta pinchar con el cursor antes de la diapositiva donde se desea iniciar la sección, se pulsa el botón derecho del ratón y se selecciona “Agregar sección” en el menú desplegado.

La sección creada es modificable en varios aspectos: cambiar su nombre, cambiar su posición respecto a otras secciones, colapsarla o expandirla, o bien eliminar la sección con o sin sus diapositivas respectivas.

Cómo organizar una presentación por secciones.

Cómo organizar una presentación por secciones. Arriba vemos en el clasificador de diapositivas todas las diapos que incluye esta presentación científica estándar. Abajo se ha organizado el contenido por secciones, lo que hace más fácil localizar puntos concretos y manipular bloques de diapositivas. (Hacer clic para ver en tamaño grande.)

Por ejemplo, siguiendo la estructura básica de un trabajo científico, podemos crear secciones para contener las transparencias correspondientes a la introducción, los materiales y métodos, los resultados y la discusión, como se muestra en la figura de arriba. Las secciones permiten visualizar mejor las partes que constituyen la presentación y observar sus relaciones de longitud y posición.

Otro uso interesante de las secciones es para separar las partes de la presentación que serán expuestas por diferentes oradores. De esta forma los ponentes (si están bien avenidos o han trabajado en colaboración) usan un único fichero de PowerPoint y se evita la habitual pérdida de tiempo cerrando, buscando y abriendo archivos entre una conferencia y la siguiente.

La herramienta de secciones está disponible tanto en la versión de PC como en la de Mac. No he encontrado una utilidad similar en Keynote. En la siguiente presentación (disponible en SlideShare y Calaméo) se muestra el trabajo con secciones desde el programa PowerPoint.

Cuidado con las presentaciones enormes

En otras ocasiones interesa separar el contenido de una presentación en varios archivos independientes. La principal causa para tomar esta decisión es una duración o un peso de fichero excesivamente elevados.

Hay que considerar que actualmente los vídeos quedan incrustados en la presentación, de modo que los MB de peso del vídeo se suman a los de las diapositivas. Si una presentación contiene numerosos vídeos el peso total del archivo podría llegar a ser espantoso. Hace poco trabajé con una presentación para un curso cuyo archivo superaba holgadamente el GB de peso; el pobre PowerPoint no es capaz de manejar semejante volumen de datos y la consecuencia fue que el fichero petó, quedó irrecuperable y se perdió buena parte del trabajo. Así que cuidadín con los archivos mastodónticos.

Enlazando presentaciones

En estos casos donde una única presentación se apoya en varios archivos de PowerPoint existe la opción de enlazarlos mediante hipervínculos. De este modo se soslaya tener que salir y volver a entrar de la proyección cortando el ritmo de la charla.

Para abrir otra presentación desde una diapositiva proyectada debe insertarse un hipervínculo en algún elemento de dicha diapositiva (un texto o una figura). En el cuadro de diálogo “Insertar hipervínculo” se selecciona el archivo correspondiente y ya. Cuando lleguemos a la diapositiva en cuestión bastará pinchar en el vínculo para que la siguiente diapositiva que aparezca sea la primera del fichero enlazado, sin fisuras en la charla, excepto quizás un breve retraso según la potencia del ordenador.

enlazar

Para enlazar dos presentaciones primero se inserta un hipervínculo en un elemento de la diapositiva (arriba) y después se selecciona elarchivo de destino en el cuadro de diálogo (abajo). De esta manera se pasa de una presentación a otra sin interrumpir la proyección. (Pinchar para ver a mayor tamaño.)

De esta forma se logra secuenciar presentaciones independientes como si fueran secciones de un misma presentación. Se debe tener en cuenta que el archivo desde el que se llama al vínculo sigue abierto en segundo plano mientas corre la presentación vinculada, y cuando se pasa la última diapositiva de ésta al siguiente clic se retorna a la presentación previamente abierta. La apertura simultánea de varios ficheros podría eventualmente colapsar la memoria de trabajo del ordenador.

Con estos trucos podremos organizar las partes de una presentación, tanto si están en un mismo archivo como si son documentos separados. Lo importante es que el público no notará nada de esto y su percepción será la de una presentación uniforme, aunque para el orador sí es un apoyo organizativo relevante.