Stop diapomierder: ¡el libro definitivo!

Amigos, ya está disponible mi ebook “Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina, ¡por fin!

En este manual quiero compartir principios y trucos para salir airoso de las conferencias y dejar buen recuerdo en los oyentes. Trucos obtenidos en casi dos décadas de constante paso por aulas y auditorios, de simposios y congresos, muchas veces como ponente y, más importante aún, como espectador. Principios aprendidos de los tratados de oratoria, de comunicación en público, de los grandes divulgadores científicos, de psicología del aprendizaje y diseño gráfico.

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No sé en qué momento de la formación educativa se supone que debemos aprender a hablar en público y estructurar discursos. Normalmente no es algo que se enseñe, desde luego no en la carrera de Medicina del común de universidades. Aprendemos repitiendo lo que hacen los demás, con los mismos vicios, carencias y estilo. Ya nos parece normal el festival de tostones que nos llueven en los congresos.

Para rematar las carencias de formación retórica vino PowerPoint a joder cualquier atisbo de retórica visual que pudiera salvar el asunto. La rígida diagramación de las diapositivas con plantillas pedorras y abuso extraordinario de las listas de ítems favoreció la proyección inclemente de largos textos, apretadas parrafadas y diseños visuales no menos que feos. Nunca está nada tan malo que no pueda empeorar, así que apareció Prezi…

Pero siempre hay buenos oradores de los que aprender; profesores o compañeros que te aconsejan y te impulsan a mejorar el modo de hacer las charlas. Me gustaría ser, con este libro, quien dé pie a muchos colegas a cambiar el modo de afrontar las presentaciones, a repensarse los vicios consuetudinarios que lastran las diapositivas y el provecho didáctico.

público diapomierder

Así sufre el público cuando tiene que soportar diapomierders una tras otra a lo largo de un simposio. La gente no merece pasarlo mal sino aprender.

El manual contiene gran cantidad de ejemplos de diapositivas buenas y malas, muchísimas ilustraciones y vínculos para recursos web de gran utilidad. Dividí el libro en cuatro partes: I. Cómo estructurar una presentación; II. Elementos de diseño gráfico para presentaciones; III. La puesta en escena; IV. Contenidos adicionales.

Intenté escribirlo es un estilo próximo y desenfadado, e incluir ejemplos que reflejen cosas que a todos nos han pasado en el oficio, incluyendo desbarajustes técnicos con los equipos, el miedo escénico y la omnipresente ley de Murphy que siempre ronda estos eventos. Obviamente no es una biblia del conferenciante, sino un manual para arrancar con buen pie.

Está hecho pensando en el mundillo científico-médico en el que trabajo, asumiendo muchas particularidades que lo distinguen del mundo empresarial, para el que están escritos la mayoría de los textos sobre presentaciones efectivas. Sin embargo, también será útil este manual para profesionales de áreas académicas no científicas.

Cómo preparar presentaciones en Ciencia y Medicina está publicado por la editorial científica Kekulé, de la que formo parte y cuyo nacimiento comenté hace unos meses en este blog. De momento se vende para Apple, pues el formato epub3 interactivo funciona a las mil maravillas en su lector iBooks. En otras plataformas hemos tenido problemas técnicos, pero esperamos próximamente tener el libro disponible para Android y Windows.

Para un poco más de información, consultar este artículo en el blog de Kekulé Editorial.

Siguiendo con la cruzada contra las diapomierders, en un futuro cercano comenzaré a impartir cursos teórico-prácticos sobre presentaciones, abiertos a particulares, centros médicos, instituciones científicas o empresas del sector que estén interesados. Iré notificando al respecto.

Venga, amiguitos, a hacerse con el libro y a sacarle provecho.

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El gotero y la brocha: herramientas para formatear presentaciones

Un principio básico del diseño gráfico es el de repetición: debe haber una base uniforme de gama de colores, tipografías y otros elementos gráficos que den coherencia a la composición diseñada. En el caso de las presentaciones con diapositivas esto se refiere a usar un fondo común para las diapos, un estilo tipográfico constante a lo largo de la presentación y un trato similar para las imágenes o gráficos que se inserten. Esta uniformidad de base facilita destacar un elemento que interese cambiando su tamaño, color, alineación o tipo de letra.

Las plantillas de PowerPoint y Keynote facilitan la uniformidad gráfica de la presentación, pero fiar todo a la plantilla tiene sus problemas. Hay otras herramientas en estos programas que permiten dar formato a elementos gráficos con mucha facilidad, como el botón de gotero para copiar colores y el botón de la brocha para copiar toda la apariencia.

Seleccionar colores con el cuentagotas

En PowerPoint es una herramienta nueva, pero los usuarios de Keynote ya la disfrutaban de hace tiempo. El cuentagotas está presente en los programas profesionales de diseño gráfico y fotografía, pero ya sabemos que Microsoft siempre va una o dos décadas detrás en tales prestaciones.

La utilidad del gotero en los softwares de presentaciones es permitir la selección precisa de un determinado color presente en un elemento para aplicarlo a otro o para guardarlo en las muestras de color.

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La herramienta cuentagotas está en el desplegable de opciones de color dentro de “Relleno de forma”, “Contorno de forma” y “Color de texto” en PowerPoint 2016 para Windows (izquierda). En PowerPoint de Mac (derecha) el gotero está en la ventanas de “Colores”.

En PowerPoint 2016 para Windows (en versiones anteriores no existe) encontramos el cuentagotas al abrir los menús de color de relleno, color de contorno o color de texto. Con el objeto a colorear seleccionado se hace clic en el cuentagotas y se observa que el cursor cambia de flecha a gotero, después se hace clic sobre un área que tenga el color deseado y el objeto seleccionado tomará dicho tono.

En PowerPoint 2016 para Mac el proceso es menos directo, pues el cuentagotas no aparece en el menú desplegable de color de relleno, trazo o texto, sino se debe entrar en la opción “Más colores” que abre la ventana donde se administran las gamas y modos de color. Allí está encontraremos la herramienta cuentagotas.

cuentagotas powerpoint

Cómo usar el cuentagotas para seleccionar varios colores a partir de una imagen.

Además de copiar y pegar colores entre objetos de la diapositiva, el gotero puede usarse para crear conjuntos cromáticos a partir de fotografías u otras imágenes. Por ejemplo, si necesitamos que los colores de la presentación sigan la gama corporativa de una marca o logotipo, basta pegar el logotipo en la diapositiva y proceder a copiar sus distintos tonos con el cuentagotas. O usar la foto de un paisaje o ambiente que nos guste para inspirar el patrón de colores de nuestra presentación.

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La brochita que nadie usa  

borcha_office Se trata de una herramienta extremadamente útil y ahorradora de tiempo y de clics, pero curiosamente muchos usuarios no tienen presente su existencia. La brocha se ubica junto a los botones de copiar, pegar y cortar en la barra de herramientas. Su función es copiar todas las características de formato de un elemento seleccionado para aplicarlo a continuación en otro objeto. Es una herramienta clásica que lleva tiempo en Microsoft Office.

Por ejemplo, tenemos un rectángulo al que hemos dado un color o textura de fondo, un contorno de color y grosor determinado, y que contiene un texto con cierta fuente y color. Ahora insertamos un círculo que viene con el formato predeterminado de la plantilla pero que deseamos igualar a la figura anterior. Basta seleccionar el primer rectángulo, clicar en la brocha y después pinchar sobre el círculo, el cual hereda todas las características de formato de forma y texto. La brocha también contagia el formato incluso en palabras sueltas dentro de un texto.

brocha ppt

Explicación del uso de la herramienta brocha para copiar y pegar el formato de un elemento gráfico.

La maniobra anterior solamente permite copiar y pegar formato una sola vez, pero si nos interesa copiar el mismo formato en varios elementos, incluso en varias diapositivas a lo largo de la presentación, basta con hacer doble clic sobre el botón de la brocha y después ir pinchando sobre todos aquellos objetos a los que se desee dar el formato. Esto ahorra mucho tiempo de trabajo y evade el cepo del aspecto por defecto de la plantilla de PowerPoint. La brocha también está disponible en Word y Excel.

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Haciendo doble clic en icono de la brocha se mantiene el formato cargado para pegarlo múltiples veces.

Una sola herramienta en Keynote

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Cuentagotas de Keynote: el de la izquierda copia el formato y el de la derecha lo pega en el elemento seleccionado.

Mientras en Office hay herramientas separadas de copia de formatos, en Keynote solamente hay un cuentagotas, pero utilísimo. En realidad son dos cuentagotas que están en la barra de herramientas, una para cargar el formato que se desea copiar y otro para aplicar dicho formato todas las veces que se quiera a lo largo de la presentación, ya que la herramienta almacena las características de formato cargadas y las mantiene disponibles en tanto no seleccione otro formato para copiar.

El gotero puramente cromático está dentro de la ventana de opciones de color y funciona del mismo modo que en PowerPoint para Mac.

Las plantillas de estos programas de presentaciones son, en general, rígidas y con más ruido gráfico de lo necesario. Por ello conviene personalizar el diseño para hacerlo más adecuado al tipo de presentación. Me parece mucho mejor formatear manualmente y después replicar los formatos con la herramienta de brocha/cuentagotas en vez de usar chuminadas tipo Word Art o Smart Art.

Ceterum censeo “Podemus” esse delenda

La Relatividad, el Tiempo y las presentaciones

Justo ahora celebramos un siglo de aquel noviembre de 1915 cuando Albert Einstein hizo pública su teoría de la relatividad general en Berlín. Diez años antes había soltado su rompedora teoría de la relatividad especial, donde planteaba la dilatación o contracción del tiempo en relación con la velocidad de desplazamiento y la posición del observador. En la relatividad general añadió el efecto de la gravedad y la deformación del espacio-tiempo. En definitiva, el tiempo no es un flujo constante, sino que su paso es variable de acuerdo con las condiciones de observación.

Las teorías de Einstein son una de las cúspides intelectuales de la genialidad humana. Es una de esas cosas que pocos entienden pero todos mencionamos para hecernos los interesantes. A los de a pie nos suena irreal eso de que el tiempo pueda ir más rápido o más lento pues la experiencia cotidiana nos indica lo contrario: los relojes deben ir todos al mismo paso.

Y sin embargo, cuando se trata de cuantificar subjetivamente el tiempo somos bastante desastre. “Llego en cinco minutos”, “en un segundo estoy contigo”, “la reforma del baño estará en una semana”… ¡Mentiras! Porque no llega en 5 sino en 30 minutos, te deja esperando un buen rato mientras manda unos whatsapps y el puto paleta te tiene sin baño dos meses.

Esta incapacidad universal para ajustar las actividades a períodos de tiempo determinados es una de las peores y más frecuentes rémoras cuando se planifican presentaciones y se organizan congresos científicos.

No cabe más de lo que puede caber

Hay que considerar el tiempo como un recipiente. Si te asignan 15 minutos para hacer una conferencia es imposible incluir más material que el que cabe en ese tiempo. ¿Quieres meter un litro de agua en una taza? A ver quién es el genio que puede hacerlo; pues lo mismo con las presentaciones. Pretender incluir más de lo que cabe lleva a dos perniciosas circunstancias: hablar atropelladamente rápido y desbordar el tiempo inmisericordemente.

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En la duración asignada para una presentación sólo cabe un contenido limitado. El orador debe ajustar el contenido para no sobrepasar el tiempo previsto, o mejor aún, para ocupar un 80-85% del mismo.

Respete a los demás ponentes

Cuando participamos en un simposio no somos los únicos invitados, uno no es la única estrella o vedette que subirá al escenario. Por tanto, acaparar más tiempo del asignado es una gravísima falta de respeto a los demás oradores, a los organizadores y a los asistentes.

¿Piensas que lo tuyo es más importante que los temas de los demás? ¿Consideras que ya que dedicas docenas de horas a preparar tu charla tienes el derecho de perorar hasta que quieras? ¿Dices que ya que te hacen tomar un avión y cerrar tu consulta –perdiendo dinero– nadie puede cortarte tu conferencia? ¿Te sientes agraviado si te hacen señas para finalizar? Pues en todos estos casos el problema es exclusivamente tuyo, mal orador, no de los demás.

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El tiempo se suma por aritmética simple

Supongamos un evento con tres conferencias de igual tiempo asignado A, B y C, cuya duración total es de 30 minutos. El ponente A tenía 10 minutos pero habla durante 15, bueno no pasa nada, solo fueron 5 minutitos… ¡mentira! El ponente A se ha tomado 50% más del tiempo asignado, ¡abusador! Ya tenemos (A+5) + B + C = 30. El ponente B habla en 12 minutos (y porque le llamaron la atención para que cortara), con lo que alargó un 20% más del tiempo esperado. Ahora (A+5) + (B+2) + C = 30. Los dos primeros ponentes han consumido 7 minutos de los 10 que teóricamente tiene el ponente C. ¿Debe el ponente C reducirse a dar su charla en sólo 3 minutos? ¿Hablar sus 10 minutos programados alargando el programa? ¿O ya que hay despiporre hablar lo que le venga en gana, de perdidos al río?

Cada minuto que se prolongue una charla se paga más adelante. Los retrasos se van sumando. El resultado es que se quita tiempo a otras partes del evento o al sacrosanto café y que al final nunca los congresos acaban a su hora.

Calcule un 80% del tiempo asignado

Para evitar ser de los pelmazos que no respetan el tiempo se recomienda planificar la presentación para que ocupe no más del 80-85% del tiempo. Así, una conferencia de 30 minutos debería hacerse en 25, una de 15 minutos ajustarse a 12 y una de 10 en 8 minutos. Esos minutos extra son un colchón por si hay interrupciones, fallos técnicos o retraso de otros ponentes menos considerados.

El ensayo reiterado de la charla es otra herramienta imprescindible para controlar el tiempo de exposición.

Versión 2

Las excelentísimas doctoras Marta Calatayud y Estrella Fernández, poniendo cara de circunstancia mientras un ponente se columpiaba durante el pasado Simposio Oculosurf. Por cierto, un simposio bastante ajustado al tiempo, excepto un par de sobresaltos.

Recomendaciones para los organizadores de eventos

Parece mentira, pero salimos satisfechos de un simposio si éste apenas se ha alargado media hora de lo programado. Es raro que un evento vaya a su hora precisa y en cambio es común que la cosa se prolongue una hora o más, a pesar del público hastiado que va abandonando la sala.

Me permito aportar algunas observaciones para quienes se animen a organizar eventos científicos:

  • Evitar la proliferación de microcharlas: un error frecuente cuando se organiza un evento es querer abarcar todos los temas e invitar a todo el mundo, con lo que se obtiene un programa muy largo y plagado de minipresentaciones de 5 o 10 minutos. Mientras más ponentes haya y más cortas sean las conferencias es más factible que se descontrole el tiempo del evento. Planee un programa realizable, no un menú degustación de ElBulli.
  • El colchón del tiempo de discusión: un truco para amortiguar los desequilibrios temporales es contar con suficiente tiempo para preguntas y discusión al final de los bloques de conferencias. Los contenidos de la discusión son muy elásticos y pueden adaptarse a lo que quede de tiempo tras retrasos, incidencias y ponentes pelmazos sin sacrificar las siguientes partes del evento.
  • Advertir claramente a los ponentes: es imprescindible que el organizador especifique claramente y con antelación la duración de la conferencia asignada al ponente, así como recordarle que se será implacable con el control temporal. En serio.
  • No tener miedo de cortar: a los encargados de las mesas les suele resultar incomodísimo llamar la atención a un ponente que se desborda de tiempo. Se le deja seguir a ver si con suerte no se alarga mucho. Pues no, el ponente sabe de antemano cuánto tiempo tiene y si se prolonga es su culpa, así que no debe haber clemencia con el infractor. Ponerle un cronómetro visible para que siga su propio tiempo, darle preaviso cuando falte 5, 2 o un minuto, y finalmente conminarlo a que finalice su perorata. Encender las luces, apagar el micrófono o el proyector, abrir una trampilla en el suelo o usar un rayo desintegrador, lo que haga falta.
  • La figura del “regidor”: en el mundo de la televisión y el teatro existe la figura del regidor, encargado de dar entrada y salida a los personajes y bloques de contenido, controlar los tiempos, pausas, etc. El regidor basa su actuación en una escaleta, suerte de guion o cronograma donde se especifica el tiempo de inicio y finalización de cada segmento. En los simposios debería existir esta figura y ser el encargado de cuidar el preciso cumplimiento temporal y coordinar la secuencia fluida de conferencias. Sobre regidores y escaletas haré un post en el futuro.

No solo pasa en congresos

Podría ser que quienes peor calculemos el tiempo (aparte de los albañiles y contratistas de obra) seamos los médicos. Los retrasos y las demoras son hecho cotidiano en las consultas médicas y los quirófanos. La presión asistencial obliga a que se programen más pacientes de lo que la aritmética permite incluir en el horario. Si necesito 15 minutos por paciente (ya que para eso soy ultraespecialista y veo cosas complejas) y tengo 5 horas de consulta, ¿cuánto es el máximo de pacientes que caben? ¡Sí, 20 personas a lo sumo! Entonces ¿por qué acabo con un listado de 32 pacientes? Eso no les cabe en la cabezota a los encargados de programación. En el hospital donde hice el MIR los listados fácilmente pasaban de 60 y podía haber varias personas citadas a la misma hora. ¡Genios de la gestión sanitaria!

En los quirófanos de las clínicas se da un fenómeno similar, según el cual se subestiman los tiempos quirúrgicos y el cirujano programa más de lo que cabe, con lo que invade el horario del siguiente cirujano (que suelo ser yo, joder) haciendo que comience media hora o una hora más tarde y se le vaya a la porra todo el horario del día al pobre inocente.

Aunque el tiempo pueda dilatarse y contraerse según la teoría relativista eso no ocurre cuando estamos a una aceleración gravitatoria constante e igual para todos y unas velocidades muy pero que muy inferiores a la de la luz. Así que en un simposio, una conferencia, una consulta o un quirófano solo cabe lo que cabe, poner más es desbordar y joder al que viene detrás.

Barcelona Retina Meeting, próximo simposio en el Hospital Sant Pau

logo barcelona retina meeting

Captura de la web del Barcelona Retina Meeting 2015. El diseño es original de Ilustración Médica y está inspirado en el estilo art nouveau del Recinto Modernista del Hospital Sant Pau. Los elementos de la “vidriera” son los principales tipos de células retinianas.

La sección de Retina del Hospital Sant Pau de Barcelona organiza un evento de actualización en patología retiniana, programado para el próximo 6 de noviembre de 2015. El Barcelona Retina Meeting 2015 se realizará en el Recinto Modernista del antiguo hospital, joya arquitectónica proyectada por Domènech i Montaner a principios del s.XX y cuya sola visita ya justifica acercarse al Hospital Sant Pau.

El simposio está organizado por una peñita cojonuda integrada por los doctores Jaume Crespí, Jesús Díaz Cascajosa y José Ignacio Vela, retinólogos de dicho centro, y por el jefe de Servicio Dr. José Buil.

La filosofía del evento se basa en enfatizar aspectos realmente prácticos para el oficio diario, las perlas que siempre va bien aprender, la traslación a la práctica diaria de los grandes ensayos multicéntricos. También se hará discusión interactiva de casos con los asistentes. El programa está dividido en cuatro bloques:

  • Retina médica: edema macular diabético, DMAE, oclusión de vena central, coroidopatía serosa central y distrofias relacionadas con el gen ABCA4.
  • Herramientas de diagnóstico: imagen de coroides, imagen de campo amplio, OCT intraoperatoria, y novedades en tumores intraoculares y tracción vitreorretiniana.
  • Cirugía retiniana: cirugía 27G, tinciones intraoperatorias y técnicas para cirugía de retinopatía diabética, foveosquisis, agujero macular y desprendimiento retiniano pediátrico.
  • Debates: en este segmento se enfrentan ponentes por pares para defender su punto de vista respecto al uso o no de cerclaje en el desprendimiento de retina, el pelado de la limitante interna o la indicación de vitrectomía en miodesopsias.

El evento finalizará con una conferencia sobre proliferación vitreorretiniana a cargo del Dr. Borja Corcóstegui. Hay ponentes invitados de Madrid, Zaragoza, Córdoba, Lérida y, por supuesto, de Barcelona. Los detalles sobre el contenido y los conferenciantes se pueden consultar en la web.

La matrícula es gratuita, gracias a la colaboración de las empresas patrocinantes, especialmente Angelini, Alcon y Bayer. Para inscribirse basta llenar un formulario elemental en la web del evento o bien hablarlo con los delegados de los sponsor. La matrícula lleva tiempo abierta y van escaseando las plazas, así que quien esté interesado vaya ahora mismo a apuntarse, que después será tarde.

Conjunto histórico del Hospital Sant Pau. (Foto del flickr de Pep Torres)

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Vidrieras modernistas del Hospital Sant Pau. (Foto del flickr de Oriol Gascón)

Ilustración Médica colabora con el diseño gráfico y web del evento, al igual que con simposio Oculosurf antes reseñado en este blog, y con el Curso de Cirugía Oculoplástica del Hospital 12 de Octubre.

Para el logo del Barcelona Retina Meeting me basé en las vidrieras estilos art nouveau tan características de este precioso complejo modernista. Los elementos de este vitral retiniano son las células principales de la retina: fotorreceptores, células bipolares y ganglionares. A muchos colegas les ha resultado un diseño novedoso e interesante, cosa que agradezco oir.

Podéis estar al día sobre el meeting a través desus cuenteas de Twitter, Facebook y Linkedin. Y lo dicho, inscribiros de una vez, que siempre dejáis todo para última hora y después solo queda el gemir y el crujir de dientes.

Oculosurf 2015: Simposio conjunto de Superficie Ocular y Oculoplastia

El 2 de octubre de 2015 se realizará en Barcelona un simposio oftalmológico bastante novedoso pues, a diferencia de los habituales eventos segregados por subespecialidad, en esta ocasión se dedicará a la zona fronteriza entre la cirugía oculoplástica y la córnea/superficie ocular.

El simposio oculosurf.com está coordinado por dos extraordinarias especialistas: la Dra. Estrella Fernández, cirujana orbitaria del Hospital Clínic de Barcelona, y la Dra. Marta Calatayud, corneóloga del Hospital Vall d’Hebron.

La inscripción al simposio está patrocinada por el laboratorio Angelini, así que basta contactar con algún represente para matricularse. También se puede realizar la inscripción directamente a través del formulario en la web del evento. La reunión será en el Auditorio Axa, adyacente al conocido centro comercial L’Illa-Diagonal, en Barcelona.

La idea es abordar diversas patologías que afectan al complejo sistema de la superficie ocular, es decir, todo ese área del ojo expuesto al exterior y encargado de proteger la córnea para preservar la calidad visual y que involucra a párpados, conjuntiva, película lacrimal, glándulas de Meibomio y los mil factores tanto mecánicos como bioquímicos que allí participan.

Enfermedades en esta zona las hay para escoger: conjuntivitis cicatrizales (como penfigoide ocular, síndrome de Stevens-Johnson, tracoma, etc.), quemaduras y otros traumatismos, queratopatía por exposición y neurotrófica, tumores en sitios sensibles como fórnices y carúncula, o el importante mundo del meibum y las alteraciones de la secreción lacrimal. Será interesante comparar las distintas aproximaciones que hacen los especialistas tanto de segmento anterior como de oculoplastia para afrontar estos casos, especialmente en relación con la cirugía reconstructiva y la medicina regenerativa de la superficie.

El programa está en elaboración, pero otra buena idea de este simposio es que en la web se incluye un formulario de sugerencias para que los interesados propongan sus inquietudes y dudas, de modo que los ponentes orienten sus charlas más adecuadamente. Así que ya sabéis, se agradecen todos los comentarios al respecto para hacer un simposio de auténtica utilidad para los asistentes.

flyer simposio oculosurf

Volante de invitación al Simposio de Oculoplastia y Superficie Ocular de Barcelona, oculosurf.com (pulsar para ver a mayor tamaño).

Por mi parte, Ilustración Médica se encarga del diseño de imagen y de la web del evento. Opté por un estilo vintage, utilizando figuras de antiguos tratados oftalmológicos de siglo XIX o principios del XX, como los de Haab, Dalrymple, Terrien, Metz y Sichel, montando segmentos de sus ilustraciones en forma de collages. También participo en el diseño de imagen de otra reunión oftalmológica en Barcelona, el Barcelona Retina Meeting del Hospital Sant Pau, pero de eso ya hablaré otro día.

En fin, os animo a visitar la web oculosurf.com y seguir el evento en su Twitter o Facebook o Linkedin. Y sobre todo a matricularse, que las plazas son escasas. No me seáis muermos.

Trucos para PowerPoint: Alinear objetos

Recordemos brevemente los cuatro principios básicos de la composición según aparecen en cualquier manual de diseño gráfico:

  • Contraste: la información debe destacar sobre el fondo, y dentro de la información debe destacarse lo más relevante mediante el uso del color y el tamaño.
  • Repetición: la composición debe mantener un estilo homogéneo acotando la gama de colores y tipografías (ello permite, además, dar relevancia a lo importante mediante el principio de contraste).
  • Proximidad: los elementos informativos asociados deben agruparse en el espacio y estar separados de otros grupos de información.
  • Alineación: la disposición armónica de los elementos mejora la comprensión del mensaje y guía la mirada del espectador a través de la composición.

Hoy me centraré en las herramientas disponibles en PowerPoint para cumplir con el último principio mencionado y alinear adecuadamente los objetos en las diapositivas. La tendencia habitual es a usar directamente la alineación que ofrece la plantilla utilizada y a colocar las fotos más o menos al ojo según nos parece. Ello se traduce en diapositivas desequilibradas y con falta de armonía visual.

cuadricula editorial

En diseño editorial se emplean cuadrículas complejas para lograr una maquetación efectiva del texto y las figuras. Vía Hannah Watt Design Practice.

Lo primero, una rejilla

Todos los libros, revistas, folletos, carteles, páginas web, etc., están diseñados en base a una cuadrícula o rejilla que sirve de guía a la disposición de los elementos de texto e imagen. Lo habitual es una cuadrícula dividida en columnas con algunas marcas horizontales y señalado de los márgenes.

Las complicadas rejillas de un trabajo editorial no son necesarias para componer una presentación con diapositivas. Basta con tener unas pocas líneas de guía como referencia y el modo más práctico para hacerlo, sin lugar a dudas, es aplicando la regla de los tercios (a la que dedicamos un extenso post y que recomiendo revisar). Las guías de la rejilla indican los mejores puntos para colocar contenidos y equilibrar los elementos de la diapositiva.

Así que lo primero es tirar unas líneas de guía. En PowerPoint para Windows se hace desde el menú Vista, marcando la casilla Guías. En la versión de Mac está en la pestaña Ver, menú Guías, con opción para Guías estáticas (las usadas para hacer la rejilla) y Guías dinámicas (de las que hablaremos en breve). Junto a estas opciones están los comandos para activar la visibilidad de la Regla y para mostrar Líneas de la cuadrícula. Particularmente estas dos no me resultan de utilidad.

menú guías en windows

Para activar las guías estáticas o guías de dibujo en PowerPoint versión PC hay que dirigirse a la pestaña Vista. En el apartado Mostrar aparecen las casillas para las guías, las reglas y las líneas de cuadrícula. Recomiendo usar guías estáticas en la cantidad y distribución que requiera el diseño (por ejemplo en “regla de tercios”), pero la regla y la cuadrícula poco ayudan y ocupan espacio de trabajo.

Menú guías estáticas en Mac

En la versión para Mac de PowerPoint la activación de las guías se hace en el menú Ver, donde se pueden seleccionar tanto las guías dinámicas como las estáticas. Es recomendable tener ambas activadas.

bannerpresentacionesLas utilísimas Guías Dinámicas

Recomiendo tener siempre activa la opción de Guías dinámicas o Guías inteligentes que aparece en el cuadro de diálogo Cuadrículas y guías. Las guías dinámicas son unas líneas finas que aparecen cuando arrastramos un elemento para indicarnos su relación con los otros elementos de la diapositiva. Ayuda, por ejemplo, para crear formas de igual tamaño o alinearlas a una misma altura, facilitando muchísimo el trabajo.

guías dinámicas

Las guías inteligentes o dinámicas (señaladas con flechas rojas en la imagen) ayudan a alinear un objeto respecto a otro para lograr un mismo tamaño o alineación. Estas guías aparecen justo cuando el objeto que se arrastra llega a un punto de nivel con el objeto de referencia.

Otra virtud de estas guías inteligentes es que tienen un “efecto magnético” mediante el cual al aproximar una forma a otra aquélla se coloca automáticamente a su nivel, como si llevara un imán. En realidad el efecto magnético está aunque no estén activadas las guías dinámicas, pero éstas facilitan mucho visualizar el alineamiento.

guías inteligentes

Para activar las guías inteligentes en PowerPoint versión Windows hay que abrir el cuadro de diálogo “Cuadrícula y guías” en el apartado Mostrar de la pestaña Vista. También se pueden seleccionar las guías de dibujo (estáticas).

El menú Alinear

menú alinear powerpoint

El conjunto de herramientas Alinear está dentro de desplegable Organizar. Cuenta con herramientas para alinear objetos en vertical u horizontal y para distribuirlos mediante espaciado uniforme.

Muchos usuarios de PowerPoint desconocen este conjunto de herramientas, pero realmente vale la pena sacarle provecho. El conjunto de comandos Alinear está dentro del menú Organizar, donde también están las herramientas para traer al frente o atrás un elemento, agrupar y desagrupar objetos y para girarlos.

La primera consideración sobre este menú está en las opciones Alinear con la diapositiva y Alinear objetos seleccionados. En el primer caso es el marco de la diapositiva el que se toma como referencia de alineación, mientras en el segundo caso son los propios objetos seleccionados los que sirven de referencia. El resto del menú está compuesto por ocho comandos:

  • Tres de alineamiento horizontal para alinear a la izquierda, centrado en el eje vertical o a la derecha.
  • Tres de alineamiento vertical para alinear arriba, centrado en el eje horizontal o abajo.
  • Dos para distribuir, una en horizontal o otra en vertical. Lo de distribuir consiste en espaciar uniformemente los elementos para que guarden distancias proporcionales entre sí.

    alinear objetos en powerpoint

    Ejemplo del funcionamiento de las herramientas de Alinear en PowerPoint. A: figuras colocadas sin orden. B: Alineación a la izquierda respecto a la diapositiva. C: alineación centrada respecto a los objetos. D: alineación a la izquierda respecto a los objetos. E: figuras desalineadas y distribuidas irregularmente. F: alineación en horizontal. G: distribución uniforme respecto a los objetos. H: distribución horizontal uniforme respecto a la diapositiva.

Usando estos simples botones se logra colocar en orden los elementos con rapidez y precisión. La falta de orden lógico y la disposición al azar de los textos y las figuras en las diapositivas indican desidia en el autor y dan un aspecto poco pulido a la presentación.

Herramientas web para elegir esquemas cromáticos

¿Cómo escoger los colores para un sitio web, publicación o presentación con diapositivas? El diseño gráfico tiene dos pilares esenciales: el color y la tipografía. La elección de los colores es suficientemente importante para dedicarle atención.

Quien no es consciente de ello suele tener como principal criterio elegir “su color favorito”. Pero los colores poseen significados, tienen un efecto psicológico. Tales significados asociados no son absolutos sino que dependen de la cultura y del contexto. Por ejemplo, el color negro puede representar luto, pero en otro contexto también se asocia con elegancia y sobriedad, o bien identificarse con tribus urbanas como góticos o moteros harleydavidsonianos.

Otra consideración para el buen diseño es combinar los colores para un resultado armónico y acorde con la finalidad de lo diseñado. Comentaremos algunas reglas de combinación cromática y ciertas herramientas disponibles en internet para ayudarnos al respecto.

Los colores son ondas

No hay que olvidar que los colores son la interpretación que hace el sistema visual de los distintos rangos de longitud de onda del espectro electromagnético visible. Las ondas tienen la peculiaridad de que no siempre se llevan bien entre ellas. Así pasa con las ondas sonoras, que según su frecuencia pueden sonar bien juntas o chirriar. Esa es la base de la armonía y la disonancia.

También con las ondas de luz se da algo parecido, pues de todos es conocido que hay colores que casan mejor entre sí y otros que no combinan ni pa’trás.

Cuando se diseña una presentación, página web o imagen corporativa, hay que escoger los colores que compondrán el esquema cromático. Lo habitual es que tal esquema se limite a dos o tres colores, si bien puede ser uno solo o llegar a cinco, no más, aunque Microsoft, fiel a su estilo, usa esquemas de 8 tonos en sus plantillas de PowerPoint.

Esquemas armónicos de color

La base del tratamiento de los colores está en la rueda de color, diagrama que incluye todos los tonos disponibles colocados en forma de círculo. El propio Newton, tras descubrir la descomposición de la luz blanca en su espectro, elaboró los primeros croquis cromáticos en forma de círculo.

Los esquemas cromáticos usados en diseño gráfico se componen escogiendo tonos de la rueda de color según ciertas reglas. Veamos los esquemas más utilizados, empleando la herramienta Adobe Color CC y ejemplos de su uso en diapositivas.

Monocromático: se escoge un solo color y se varía en su matiz o saturación. El resultado suele ser sobrio, sereno y elegante (eso sí, si el color base lo permite). Los grises, en virtud de su neutralidad, son buen complemento de un esquema monocromático.

esquema monocromatico

Ejemplo de esquema monocromático elaborado en Adobe Color CC y su uso en una diapositiva.

Análogo: se toman dos o tres tonos adyacentes en la rueda de color. Así se tiene un esquema más rico y variado que con el monocromático, pero manteniendo su estabilidad.

esquema analogo

Ejemplo de esquema de colores análogos, elaborado en Adobe Color CC y su uso en una diapositiva.

Complementario: se toman los colores opuestos de la rueda, con lo que obtiene el máximo contraste. A diferencia de los esquemas anteriores, el complementario suele aportar más dinamismo y viveza. Cuando se usan el rojo y el verde, complementarios entre sí, se deben considerar los problemas que ocasiona en personas con discromatopsia o cuando se convierte el diseño a escala de grises (como en impresoras o fotocopiadoras).

colores complementarios

Ejemplo de patrón de colores complementarios elaborado en Adobe Color CC y su uso en una diapositiva.

Tríada: consiste en utilizar tres colores equidistantes en la rueda. Ello da un patrón menos extremo que el complementario pero con buen contraste y equilibrio de tonos fríos y cálidos.

esquema triada

Ejemplo de tríada cromática elaborada en Adobe Color CC y su uso en una diapositiva.

Existen otras variedades, como el análogo dividido (o tríada disminuida) donde se toma un tono y los análogos de su complementario; o la tétrada (o dobles complementarios), más complejo de utilizar. Hay que tener en cuenta que el blanco, el negro y la escala de grises, además de ser un esquema cromático en sí mismos, sirve de “comodín” para complementar cualquiera de los patrones anteriores.

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Herramientas de internet para crear esquemas de color

Desde los propios programas de diseño, como Photoshop o Illustrator, o desde el software de presentaciones se puede acceder a paletas cromáticas donde escoger los colores para la composición y guardarlos en forma de “tema”. En estos casos el usuario lo hace de forma manual, pero si no tiene suficiente experiencia vale la pena usar las ayudas disponibles en la web.

El primer sitio es Adobe Color CC (color.adobe.com), antes llamado Adobe Kuler. Es de acceso libre a través de internet, pero integrado dentro de aplicaciones de Adobe. Aquí se puede jugar con la rueda cromática a placer, indicando el tipo de esquema y obteniendo un grupo de 5 colores. El tema se puede guardar y también se pueden consultar temas de otros usuarios. Otra opción es crear temas a partir de fotografías cargadas, con lo que se logran paletas bastante naturales y agradables.

Un servicio muy útil es el Color Scheme Designer de paletton.com, en el que también se juega con la rueda de color y además aporta ejemplos de su uso en web, diseño de estampados y animación. Además simula cómo se ven las combinaciones en las distintas discromatopsias.

En Rude Color (rudecolor.com) se muestran paletas confeccionadas a partir de fotos de gran calidad. De esta página se pueden tomar ideas bien elaboradas y muy profesionales sobre combinación cromática. Pero para explotar por completo sus recursos hace falta suscripción.

rude color

Ejemplo de paleta de colores basada en fotografía, extraído de rudecolor.com.

La última es Desing Seeds (design-seeds.com), con un funcionamiento similar a Rude Color, aportando paletas basadas en fotografías. Permite introducir un color y localizar los temas que incluyan tonos similares.

Conviene recordar estas reglas de armonía cromática a la hora de elaborar cualquier material gráfico, sean diapositivas, carteles, ilustraciones o sitios web, y contar con las herramientas disponibles en internet para facilitarnos la tarea a los inexpertos o indecisos.